Kommunikasjon og Informasjonsflyt i Geografisk og Organisatorisk Distribuerte Vegplanleggingsprosjekter

Det er i dagens samfunn og bedrifter store endringer i kommunikasjon og informasjonsflyt for å tilrettelegge for geografisk og organisatorisk distribuerte prosjekter. Denne rapporten tar for seg tre vegplanleggingsprosjekter hos Statens vegvesen som blir brukt til casestudie. Rapporten har en litterær gjennomgang av definisjoner på konsepter som informasjon, kommunikasjon og organisasjonsstruktur samt annet som ble vurdert som relevant for rapporten og dens problemstilling. Medlemmene av casestudie ble intervjuet og bedt om å føre en postjournal over all informasjon de mottok eller gav fra seg i en tidsperiode. Hensikten med dette var å kunne gjøre en kvalitativ og kvantitativ analyse av informasjonsflyten i prosjektet uavhengig av den enkeltes geografisk lokasjon eller organisatorisk posisjon. I den kvalitative analysen ble intervjuene analysert, sammenlignet og kommunikasjonskanaler identifisert, mens den kvantitative analysen brukte sosial nettverksanalyse for å finne frem til volumet av informasjonsflyten og hvem den gikk imellom. To viktige punkter dukket opp fra analysene om kommunikasjon og informasjonsflyten. Både at det ble antatt å være for mange og for få møter, og at det var mange unødvendige e-poster. Rapporten fortsetter med å foreslå å implementere en «pull» mekanisme støttet av status metadata knyttet til leveransene (filer) og på KanBan Board for å gjøre informasjon lettere tilgengelig. Det videre foreslåes at Kanban Board kombinert med korte disiplinerte «Stand-up» møter videre kan løse konsekvensene av en geografisk spredt og dynamisk organisasjon. Disse konsekvensen inkluderer fare for liten følelse av tilhørighet til prosjekter og manglende kunnskap om statusen til leveransene i prosjektet. Dette er en av årsakene til stor epost volum hos lederne og ønsker om flere møter hos enkelte