Eiendomsstrategi i norske kommuner

Tema for denne masteroppgaven er «Eiendomsstrategi i norske kommuner», med problemstillingen: Hva bør en eiendomsstrategi i norske kommuner inneholde? Oppgaven er metodisk løst gjennom en innledende litteraturstudie av etablert teori innen fagområder som er relevante for temaet. Det er gjort dokumentstudier av etablerte eiendomsstrategier og styrende dokumenter hos et utvalg eiendomsaktører, tre offentlige og en privat. De samme aktørene har deltatt i et dybdeintervju. Basert på sentrale funn fra disse prosessene, har det vært gjennomført en workshop med en fokusgruppe, hvor funnene ble diskutert. Teorien innenfor temaet eiendomsstrategi i det offentlige er noe fragmentert. Det finnes mye god informasjon for ulike fagområder innenfor temaet, eksempelvis eiendomsforvaltning, porteføljestyring og strategi. Eiendomsstrategi som eget tema er noe mer begrenset, ytterligere begrenset når det er snakk om offentlig eiendom. De gjennomførte dokumentstudiene og intervjuene forteller oss at det pågår mye bra strategisk arbeid blant eiendomsaktørene. Det finnes imidlertid noen utfordringer som gjennom denne oppgaven fremstår mer fremtredende enn andre: • Rolleforståelse i eiendomsforvaltningen, herunder manglende insentiver og virkemidler som kan bidra til bedre utøvelse av rollene som eier, bruker og forvalter. • Effektiv arealutnyttelse, herunder insentiver og virkemidler for å synliggjøre kostnader ved arealbruk og hvordan dette påvirker eier, bruker og forvalter. • Målesystem, herunder mangel på målbare mål og tilknyttede indikatorer. Mangel på bruk av målesystem knyttet til forbedringsarbeid og rapportering av resultater og status på eiendomsstrategien. • Tilfredsstille prioriterte brukerbehov, herunder manglende insentiver og bruk av tilfredshetsmålinger som virkemiddel for forbedringsarbeid i eiendomsforvaltningen. Det er utviklet en modell i denne masteroppgaven som illustrerer hvor eiendomsstrategien er plassert i en kommunal eiendomsavdeling og hva strategien bør inneholde. Eiendomsstrategien styres av eiers og kjernevirksomhetens behov og bør inneholde: Porteføljestyring er det overordnede elementet for eiendomsstrategiens strategiske beslutninger knyttet til styring av eiendomsporteføljen. Investerings- og utviklingsstrategien baserer seg på porteføljestrategiens beslutninger og definerer rammene for investeringer og utvikling av eiendomsporteføljen. FDVUS (forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling og service) og FM (facility management) omhandler et stort fagområde innenfor eiendom. Tradisjonelt vil strategi for forvaltning, drift og vedlikehold være sentral. Utvikling de senere årene har utvidet fokus til også å omfatte FM som er «integrasjon av prosesser i en organisasjon for å opprettholde og utvikle avtalte tjenester som støtter og forbedrer effektiviteten til organisasjonens primære aktiviteter» (Haugen, 2008, s. 9). Miljø- og bærekraft handler i eiendomsstrategiene om redusert ressursforbruk i både driftsfase og ved oppføring av nye bygg. Implementering på taktisk nivå, handler om hvordan eiers strategiske beslutninger for innhold i eiendomsstrategien setter rammer for eiendomsforvaltningen Mål og retningslinjer i denne modellen, er også innhold i strategien, men er like mye del av et målesystem knyttet til forbedringsarbeid og rapportering av resultater og status på eiendomsstrategien. Som det fremgår av modellen er dette illustrert med utgangspunkt i eiendomsstrategien, som skal gjelde for hele organisasjonen i eiendomsavdelingen. Basert på disse mål og retningslinjene må det utarbeides indikatorer i organisasjonen som føre til beregnede indikatorer på neste, høyere nivå. Slike aggregerte målinger kan resultere i KPI-er som gir eier verdifull informasjon om status og utvikling i forhold til ulike fokusområder. KPI-ene i modellen er eksempler, men ikke tilfeldig valgt. Disse er påpekt som gode hovedindikatorer av fokusgruppa. Andre eksempler som er nevnt i intervjuene er brukertilfredshet, arealutnyttelse og kostnadseffektivitet. Et viktig moment i forhold til valg av hovedindikatorene i en FM-organisasjon er imidlertid at de må sees i sammenheng med hovedindikatorene i bestillerorganisasjonen (kjernevirksomheten). KPI-ene utgjør målinger som bør gjennomføres som en del av rapporteringen til eier