DIAGNÓSTICO DOS ARQUIVOS SETORIAIS DO CENTRO DE CIÊNCIAS DA SAÚDE DA UFRJ

O diagnóstico arquivístico é uma atividade-base que antecede a intervenção nos documentos earquivos. Trata-se de um instrumento técnico no qual são registradas as características e osproblemas existentes nos acervos e nas atividades sobre eles executadas, de maneira a fundamentaras futuras tomadas de decisões. Produzir um diagnóstico sobre a situação dos documentos dearquivo no CCS-UFRJ (composto de 25 unidades acadêmicas e aproximadamente 370 setoresadministrativos) é algo complexo, que requer considerar as características específicas de cada umdesses setores. Por meio do procedimento de amostragem, realizamos visitas em 71 setores dasunidades do CCS (cerca de 10% do total). Os aspectos verificados foram referentes ao modo deorganização, de acesso, acondicionamento e conservação dos documentos existentes nos setoresvisitados. Utilizamos como roteiro um questionário para o levantamento dos dados referentes aosdocumentos. A partir da tabulação e da análise dos dados coletados, constatamos, dentre outras,algumas características: ausência de procedimentos padronizados no tratamento dos documentos (deorganização e destinação); baixa frequência de consulta aos documentos; existência de poucosinstrumentos de pesquisa. Os dados obtidos no diagnóstico integrarão uma base de dados queservirá de fonte para a elaboração de projetos de melhorias.Palavras-chave: Diagnóstico de Arquivos – Diagnóstico Arquivístico – Gestão de Documentos– Arquivos Setoriai