BOAS PRÁTICAS DO PROJETO DE ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NA BIBLIOTECA DO CT

Apresenta o “Projeto de Organização de Documentos Eletrônicos” desenvolvido pela Biblioteca do Centro de Tecnologia da UFRJ, no qual se buscou, entre outras coisas, orientar os funcionários a utilizar o servidor institucional, garantindo, além da segurança, maior acessibilidade e confidencialidade da informação. O objetivo deste trabalho, portanto, é apresentar uma prática que, embora incipiente, já mostra resultados bastante consistentes, podendo ser replicado para diversos setores da universidade. O trabalho partiu da identificação da forma com que cada funcionário armazenava seus documentos de trabalho que já nasceram no formato digital. Desta etapa se verificou, entre outras coisas, que cada pessoa tinha uma forma própria de organizar seus documentos. Para consecução deste trabalho se procedeu a sistematização e organização das informações geradas a partir da própria atividade que teve como piloto o setor da Secretaria da biblioteca, em função do seu grande volume de documentos. Concluiu-se que o projeto proporcionará melhor controle dos documentos produzidos e recebidos, mais agilidade na localização das informações, além de minimizar o risco de arquivamento de documentos em duplicidades ou não relevantes às atividades de cada setor. Além da importância de conscientizar todos os funcionários para uma nova cultura organizacional para o bom uso do servidor institucional proporcionando assim uma padronização que dê subsídios à rápida recuperação da informação, contribuindo positiva e efetivamente no bom desenvolvimento das atividades do trabalho. Palavras-chave: Organização de documentos eletrônicos; Taxonomia; Padronização de nomenclatura; Melhoria de processos; Boas práticas.