Stakeholder participation in Fjallabak Nature Reserve: How to improve work procedures in the making of management plans

Í þessari rannsókn var beitt aðferðafræði starfendarannsókna. Markmiðið var að leita skilnings á því hvernig bæta mætti samráð við gerð stjórnunar- og verndaráætlana fyrir friðlýst svæði í umsjón Umhverfisstofnunar. Vinnu við gerð áætlunar fyrir Friðland að Fjallabaki var fylgt eftir og verklagi við tilhögun samráðs vegna þeirrar vinnu þróað samhliða öflun gagna. Starfshættir rannsakanda og samstarfsfélaga hans voru skoðaðir og ígrundaðir til að finna leiðir til að bæta samráð og verklag við áætlanagerðir. Rannsóknaraðferðin var eigindleg og gagnaöflun fór fram í formi viðtala við sex einstaklinga sem áttu hagsmuna að gæta í friðlandinu og með fimm hópaviðtölum við starfsfólk Umhverfisstofnunar. Í viðtölunum var leitað eftir sjónarmiðum þátttakenda um hvernig samráði ætti að vera háttað og hversu umfangsmikið það þyrfti að vera, hvaða hagsmunir væru í húfi og hvernig hægt væri að bæta traust til Umhverfisstofnunar. Einnig voru fundargerðir funda með hagsmunaaðilum og önnur vinnugögn úr samráðsferlinu við gerð áætlunarinnar fyrir Fjallabak hluti af rannsóknargögnunum. Helstu niðurstöður rannsóknarinnar sýna að hagsmunaaðilar höfðu miklar væntingar um að haft væri samráð við þá við gerð stjórnunar- og verndaráætlunar fyrir Fjallabak. Hagsmunaaðilar voru margir og áttu ólíkra hagsmuna að gæta. Það skilaði árangri að gera ítarlega hagsmunaaðilagreiningu sem gaf kost á að áætla umfang samráðs við áætlanagerðina. Hagsmunaaðilagreiningin gerði einnig kleift að greina hina fjölbreyttu hagsmuni sem í húfi voru, allt frá því að nýta svæðið til sauðfjárbeitar til þess að hjóla um svæðið. Með greiningunni fjölgaði samráðsaðilum miðað við það sem gert hafði verið ráð fyrir í upphafi vinnu við áætlunargerðina. Það leiddi til þess að frekari upplýsingar og meiri þekkingaröflun varð til með samtali við hagsmunaaðila. Með auknu samráði jókst traust og virðing á starfsháttum Umhverfisstofnunar og starfsfólki hennar. Rannsóknin gerði þannig starfsfólki stofnunarinnar kleift að bæta starfshætti sína og verklag við gerð stjórnunar- og verndaráætlana sem nýtast mun til framtíðar. Helstu ráðleggingar til að bæta starfshætti eru að: gerðar séu kostnaðaráætlanir áður en vinna hefst við gerð áætlana og að umfang samráðs stjórnist ekki af fjárframlagi, gerð sé ítarleg hagsmunaaðilagreining fyrir allar áætlanagerðir, að samráð við hagsmunaaðila hefjist snemma í ferlinu og að samráðsferlið sé opið og gagnsætt. Einnig er ráðlagt að bætt verklag við gerð stjórnunar- og verndaráætlana verði aðalagað að öðrum verkefnum Umhverfisstofnunar sem krefjast samráðs.In this study action research methodology was applied. The aim of the research was to find out how to improve stakeholder’ s participation when making protection and management plan s for protected areas under the supervision of the Environment Agency of Iceland. The work on the management plan for Fjallabak nature reserve was used as a case study and the stakeholder participation procedures were developed alongside data collect ion The working methods of the researcher and his coworkers were observed and analyzed in order to find ways to improve stakeholders’ participation when making management plan s This was a qualitative study based on interviews with six individuals who were stakeholders in the nature reserve, and five group interviews with employees at the Environment Agency. The aim of the interviews was to answer the question s of how stakeholder ’s participation should be carried out, how extensive it needed to be, which interests were at stake and how to improve the participation process itself and increase trust in the Environment Agency Minutes of the meetings with stakeholders during the process of negotiation the management plan for Fjallabak were also part of the data. The results from the study showed that the stakeholders had high expectations about participating in the process of creating the protection and management plan There were several stakeholders and they all had different stakes Carrying out a detailed stakeholder analysis was effective and made it possible to approximate how comprehensive the participation of the different stakeholders needed to be. The analysis also made it possible to assess which interests were at stake. The interest w ere varied and included activities such as using the land for sheep grazing or bike riding The stakeholder analysis showed that the parties to be consulted turned out to be more than estimated in the beginning of the work on the management plan. Conversations with the se additional stakeholders reveled new information and led to further acquisition of knowledge. Increased and extensive stakeholder’s participation improved the stakeholders’ trust towards the work of the Environment Agency and its employees. This research gave the Agency employees an opportunity to improve their practices and work methods when making management plans which might prove useful in the future. The main recommendation for improving practices is: financial plan s should be done before work on a management plan starts and stakeholder participation should not be dependent on the finance,advance d stakeholder analyses should be done for each management plan, stakeholders should be included early in the process of creation of management plans and the working process should be open and transparent. It is also recommended that the improved working methods for creation of management plans should be adapted to other projects at the Environment Agency