Modelo de gestión del proceso de admisión y matrícula para la Institución Educativa Bachillerato Patía aplicando la metodología BPM

El trabajo de grado que se presenta a continuación implementa la gestión de proceso de negocios (BPM) del inglés Business Process Management (en adelante BPM) para la mejora del proceso de admisión y matrícula de la Institución Educativa Bachillerato Patía (en adelante I.E.B. P). La I.E.B.P es un establecimiento educativo del sector oficial que maneja una tasa técnica de matrícula comprendida en un rango entre 1800 y 2000 estudiantes anualmente, según reporte del SIMAT (Sistema Integrado de Matricula), este ranking, la posiciona como una de las entidades públicas más importantes del Sur Occidente Caucano. Dada la necesidad de realizar el proceso de Admisión y Matrícula de una manera más eficiente se desarrolló en etapas teniendo en cuenta el ciclo de vida del proceso. Se parte del análisis del estado actual (AS-IS) y estado futuro (TO-BE) del proceso que determinan su nivel de madurez, posteriormente, cada uno de los pasos de principio a fin del proceso optimizado es llevado a un lenguaje de notación BPMN y se finaliza con la automatización y validación del proceso utilizando la herramienta Bizagi. También se identifica los indicadores claves de desempeño KPI´s que lleva a cabo la I.E. B.P que permita medir y cuantificar el rendimiento del progreso en función de sus metas y objetivos planteados para las distintas actividades en el Plan Educativo Institucional (P.E.I). El proceso de Admisión y Matrícula merecía atención por lo que generaba cuellos de botella en las diferentes actividades, incrementaban los tiempos de espera y reducía la productividad, trayendo como consecuencia final el aumento en los costos o pérdida de valor en el servicio de los usuarios internos o externos de la Institución. Con la implementación y alineación estratégica utilizando la metodología BPM se dispone de una información confiable para la toma de decisiones.The degree work presented below implements the business process management (BPM) of English Business Process Management (hereinafter BPM) for the improvement of the admission and enrollment process of the Educational Institution Bachillerato Patía (hereinafter I.E.B.P). The IEBP is an educational establishment of the official sector that manages a technical enrollment rate comprised in a range between 1800 and 2000 students annually, according to a report from the SIMAT (Integrated Matriculation System), this ranking positions it as one of the most public entities important of the South West Caucano. Given the need to carry out the Admission and Enrollment process in a more efficient way, it was developed in stages taking into account the life cycle of the process. It starts from the analysis of the current state (AS-IS) and future state (TO-BE) of the process that determine its level of maturity, later, each of the steps from beginning to end of the optimized process is taken to a notation language BPMN and ends with the automation and validation of the process using the Bizagi tool. It also identifies the key performance indicators KPIs carried out by the I.E.B.P that allows to measure and quantify the performance of progress based on its goals and objectives set for the different activities in the Institutional Educational Plan (P.E.I). The Admission and Enrollment process deserved attention because it generated bottlenecks in the different activities, increased waiting times and reduced productivity, resulting in an increase in costs or loss of value in the service of internal users or external to the Institution. With the implementation and strategic alignment using the BPM methodology, reliable information is available for decision making