Palkanlaskentaprosessin kehittäminen

Tutkimuksessa selvitettiin Dextili Oy:n palkanlaskennan sähköisyyttä ja kehityskohteita sekä asiakasyrityksen palkanlaskentaprosessin kehittämistä. Tutkimusongelmana oli se, mitä kehitettävää asiakkaan palkanlaskentaprosessissa on. Tavoitteena oli löytää prosessin ongelmakohdat ja ratkaisut esitettyihin ongelmiin. Tavoitteena oli myös luoda asiakkaan työntekijöiden tuntitietojen keräämiseksi CSV-tiedosto. Tutkimusote oli kvalitatiivinen ja tutkimusmenetelmänä oli toimintatutkimus. Toimintatutkimukseen päädyttiin, sillä tutkimuksen tavoitteena oli muutos ja tutkija oli itse mukana muutosprosessissa. Aineiston keräämisessä hyödynnettiin valmiita dokumentteja ja teemahaastatteluja. Teemahaastattelut tehtiin palkanlaskentayksikön esimiehelle ja asiakkaan palkanlaskijalle. Aineistoa analysoitiin koodaamalla ja luokittelemalla. Työn teoreettisessa viitekehyksessä käsiteltiin prosessien kehittämistä ja sähköistä taloushallintoa. Tutkimustuloksista selvisi, että kehitettävää on erityisesti manuaalisten työvaiheiden poistamisessa ja tuntitietojen toimittamisessa. Virheen mahdollisuus on suurempi, kun tietoja joudutaan syöttämään käsin ohjelmaan ja työhön kuluu enemmän aikaa. Työn konkreettisena tuloksena saatiin tuntitietojen toimittamista ja ohjelmaan syöttämistä varten CSVtiedosto. Saatuja tuloksia voidaan hyödyntää toiminnan jatkuvassa kehittämisessä, ja CSV-tiedostoa voidaan hyödyntää myös muilla asiakkailla. Jatkotutkimuksena voitaisiin kehittää asiakasyrityksen taloyhtiöiden palkanlaskentaa, sillä laskennassa käytettävä ohjelma on vaihtumassa.The study examined the electronic payroll and the development areas of the payroll at Dextili Oy Ltd. and the development of the payroll process of the client company. The research problem was to find out which areas of the client’s payroll process should be improved. The aim was to identify the problem areas of the process and to create solutions to the problems presented. Another aim was to create a CSV file to gather data on the working hours of the client’s employees. The research was qualitative and the research method was action research. Action research was chosen, since the aim of the study was change, and the researcher was personally involved in the change process. The existing literary documentation and theme interviews were utilized in the collection of the research data. The theme interviews were conducted with the manager of the payroll unit and the client`s payroll clerk. The data was analyzed through coding and classifying. The theoretical framework of this thesis discusses the development of processes and electronic financial management. The results show that there are areas to be developed especially in the elimination of manual operations and transmission of the working hour data. The possibility of error is higher when data has to be entered manually and the work will take more time. A concrete result of the thesis was the CSV file for delivering and entering the working hour data. The results obtained can be utilized in the continuous development of operations. The CSV file can also be utilized by other customers. The payroll process of the condominiums using the services of the client company could be examined as further research because the program used in accounting is being replaced