Yhteistyöllä tiimiksi : vastaanottotiimin toiminnan kehittäminen osallistaen

Tämän kehittämistyön tavoitteena on ollut yhdistää kaksi aikaisemmin erillään toiminutta osastoa, vastaanotto ja uutistori, yhdeksi tiimiksi - vastaanottotiimiksi. Työn toimeksiantajana on Turun kaupunginkirjasto. Kehittämistyön taustana on Turun kaupunginkirjastossa vuoden 2014 alussa tapahtunut organisaatiomuutos ja sen seurauksena syntynyt uusi vastaanottotiimi. Työ on toteutettu toimintatutkimuksena, jossa tutkija on esimiesroolissaan ollut itse aktiivisesti mukana kehittämisprosessissa. Työn teoreettinen viitekehys kytkeytyy tiimiytymiseen ja muutosjohtamiseen. Tiimiytymistä tarkasteltaessa syvennytään ryhmän vaiheisiin ja ryhmäilmiöihin sekä yhteistyön ja vuorovaikutuksen merkityksiin. Työssä on osallistavan kehittämisprosessin kautta yritetty luoda yhteistyön ja vuorovaikutuksen mahdollistavia toimintaympäristöjä sekä keskitytty tiimin jäsenten kokemuksiin uudesta tiimistä ja tiimiytymisestä. Muutosjohtamista käsitellessä on perehdytty myös organisaatiokulttuuriin ja avoimen keskustelun tärkeyteen muutostilanteissa. Tutkimus ajoittuu vuosiin 2014-2015, joiden aikana henkilökunnan kanssa käytiin kahdet kehityskeskustelut, luotiin työpajatyöskentelyn tuloksena uusi toimintamalli asiakaspalveluvaihdon muodossa ja osallistuttiin yhdessä kehittämispäivään, jossa tiimi yhdessä tarkasteli muutokseen liittyviä ajatuksiaan. Prosessin aikana tapahtui muutoksia eläköitymisten ja vakanssien uudelleentäytön yhteydessä myös kahden vakanssin tehtävänkuvissa, joissa tehtävänkuvaus muokattiin uuden tiimin toimintamallia tukevaksi. Tutkimusaineisto koostuu kehityskeskusteluista, työpajatyöskentelyn ja kehittämispäivän havainnointiaineistosta sekä tutkimuksen loppuvaiheessa suoritetuista kyselyistä liittyen asiakaspalveluvaihdon, kahden uuden vakanssin ja niiden uudistettujen tehtävänkuvien tuottamiin kokemuksiin. Tutkimuksen lopputuloksena on havaittavissa, että tiimiytyminen on edelleen kesken, vaikkakin vuorovaikutusta ja yhteistyötä osastojen kesken on onnistuttu lisäämään. Vuorovaikutus ja yhteistyö ovat toimivia pieninä kokonaisuuksina, mutta kokonaisvaltaisuus ja yhteisvastuullisuus puuttuvat. Asiakaspalveluvaihdon toteutus jatkuu, mutta vaatii edelleen kehittämistä. Tiimiytymisprosessi ja uuden toimintamallin käyttöönotto on nähtävissä ekspansiivisen oppimisen näkökulmasta, jossa työntekijät osallistuvat työnsä kehittämiseen ja kehitys nähdään syklinä. Onnistumiset vuorottelevat ristiriitojen kanssa ja kehitys on jatkuvaa.The goal of this thesis was to unite two separate departments, the reception and the news area, to become one team, a reception team. The assignment was given by Turku City Library which went through an organizational change in the beginning of 2014. Due to this, a new team evolved. The study was conducted as an action research, which meant that the researcher was actively participating in the development process in a team leader´s role. The frame of reference consists of the concepts of building a team and leading change. It also includes a closer scrutiny of a group´s stages, group phenomena, collaboration and interaction. By involving the team members in the development process the researcher has tried to create an environment that enhances collaboration and interaction, as well as to establish the team members´ experiences about the new team and the process of building a team. While observing the aspects of leading change, it is also essential to concentrate on organizational culture and on the dialogue between the leader and the staff. The research was conducted in 2014 and 2015, during which two performance appraisals with every team member were held, a new operating model of partly joint customer service as a result of workshops was created and a recreational day was held. During the process, due to retirements, two vacancies went through changes in the job descriptions to equate the new collaboration-based operating model. The data was collected from the performance appraisals and observing the workshops and the recreational day. In addition to these, in the end of the research, the staff´s experiences and thoughts about the new operating model and the new vacancies were asked about in a query. As a result, it can be stated that the process of uniting the two departments is still in progress, though interaction and collaboration have increased. Although interaction and collaboration occur in certain points, it is quite indifferent and lacks joint liability on a larger scale. The new operating model concerning the customer service functions but needs to be developed further. The process of uniting the departments and executing the new operating model can theoretically be based on the cycle of expanded learning which involves the personnel in a continuing developing process. The development can be seen as an ever recurring cycle of success and conflict