Verkkolaskutuksen käyttöönoton haasteet ja ongelmat pienillä ja keskisuurilla yrityksillä

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää verkkolaskutuksen käyttöönoton haasteita ja ongelmia pienillä ja keskisuurilla yrityksillä. Tutkimuskysymyksenä oli ”Mitä ongelmia ja haasteita verkkolaskutukseen siirtyminen aiheuttaa?”. Tavoitteena oli etsiä yleisimpiä ongelmia, joita pienille ja keskisuurille yrityksille aiheutuu verkkolaskutusta käyttöönotettaessa. Opinnäytetyöstä lukija sai kattavan käsityksen sähköisestä taloushallinnosta ja verkkolaskutuksesta sekä sen käyttöönotosta. Teoriassa käsitellään sähköistä taloushallintoa ja laskutusta. Teoriassa käsitellään myynti- ja ostolaskujen sähköistämistä sekä sitä, mitä hyötyjä verkkolaskutus antaa yritykselle. Lisäksi käydään läpi verkkolaskutuksen käyttöönoton haasteita ja siirtymisprosessia. Teoriassa kerrotaan myös verkkolaskutusta tarjoavista operaattoreista, standardeista ja viranomaissäädöksistä. Tutkimus tehtiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää käyttäen. Tutkimuksessa luotiin kyselylomake, jota välitettiin sopiviin yrityksiin. Kysely lähetettiin yhteensä 46 pienelle ja keskisuurelle yritykselle, joista 16 vastasi annettuun määräaikaan mennessä. Kyselyn kysymykset luotiin harkiten ja niihin käytettiin lähdeaineistosta saatua tietoa. Kyselystä saadut vastaukset purettiin ja luotiin tekstiksi sisällönanalyysiä käyttäen, jossa apuna oli laadullista tutkimusta käsittelevää kirjallisuutta. Kyselystä saatiin arvokasta tietoa sekä erilaisia näkemyksiä verkkolaskutukseen liittyen. Suurin osa vastanneista yrityksistä käytti verkkolaskutusta ja oli siihen tyytyväisiä. Kuitenkin tutkimuksesta kävi ilmi monenlaisia ongelmia ja haasteita, joita vastaajat olivat kohdanneet verkkolaskutusta käyttöönotettaessa. Tutkimuksesta saadut tulokset viittaavat siihen, että pienillä ja keskisuurilla yrityksillä on edelleen ongelmia verkkolaskutuksen käyttöönotossa. Kehitystä parempaan on tapahtunut paljon muutamassa vuodessa, mutta verkkolaskutuksen tuotteistamista pienille ja keskisuurille yrityksille pitää edelleen kehittää ja parantaa. Tuloksista ilmeni toistuvia ongelmia, joita ilmaantui ohjelmien käytössä sekä operaattoreiden ja yrityksen välisessä yhteistyössä.The challenges and problems of transition of e-invoicing in small and medium sized companies The purpose of this thesis was to examine problems of transitioning to electronical invoicing from the viewpoint of small and medium-sized companies. In this thesis the research question was “What problems and challenges transition to electronic invoicing causes?” The aim of the thesis was to find the most common problems arising from the transition. The reader of the thesis receives comprehensive understanding of electronical financial management, e-invoicing and its deployment. The theoretical section of this thesis deals with electronical financial management and e-invoicing in general. Theory consists of electrification of both sales and purchase invoices and the benefits electronic invoicing brings to companies. In addition, the theoretical section browses through the transition process and problems of transition, handles operators providing e-invoicing, as well as standards and official statute. The research method was qualitative research. In the thesis I created a survey that was sent to suitable companies. The survey was sent to 46 small and medium-sized companies, 16 of which answered in the given timeframe. Survey’s questions were created with care and information from theoretical part was utilized. The answers from the survey were dismantled and created to text by using content analysis also with assistance of literature that covers qualitative research. The survey provided precious information and different viewpoints regarding e-invoicing. Majority of respondents used e-invoicing and were satisfied to it but still many companies had many kinds of problems and challenges in the deployment of e-invoicing. The results of this research clearly point out that there are still problems in the deployment of e-invoicing for small and medium-sized companies. Productizing the e-invoicing needs still development and improvement, though we have seen advancement during the recent years. There have been repetitive problems arising from the software usage, as well as communication problems between operators and companies