Kaupan alan palkanlaskenta : Uuden palkanlaskijan opas

Opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää selkeä, kattava ja helppolukuinen kaupan alan palkanlaskentaopas Keskon palvelukeskuksen uudelle palkanlaskijalle. Työn toimeksiantaja oli Kesko Shared Service Centerin HR-palvelut -yksikössä toimiva palkanlaskennan Kauppiaspalvelut-tiimi. Kauppiaspalvelut-tiimin asiakkaita ovat yli 900 K-kauppiasta Suomessa. Tiimin käytössä ei ollut aikaisemmin mitään vastaavaa kirjallista kaupan työehtosopimuksen ja palkanlaskennan teoriaa käsittelevää materiaalia. Kirjallinen opas tukee uuden työntekijän oppimista ja perehdytystä sekä auttaa työhön liittyvien kokonaisuuksien hallinnassa. Työn tärkeimpinä lähteinä toimivat työlainsäädäntö, kaupan työehtosopimus, Kaupan liiton oppaat työehtosopimuksen tulkinnasta sekä palkanlaskennan kirjallisuus ja ajankohtaiset lehtiartikkelit. Opinnäytetyö koostuu teoreettisesta viitekehyksestä ja opinnäytetyöprosessin tuotoksena syntyneestä kaupan alan palkanlaskentaoppaasta. Työn teoreettisessa viitekehyksessä käsitellään palkkahallinnon tehtäviä, sidosryhmiä ja lainsäädäntöä sekä palkanlaskennan ja kaupan työehtosopimuksen tärkeimpiä käsitteitä ja periaatteita. Teoriaosuudessa esitellään myös vuonna 2016 voimaan tulleita palkanlaskentaa koskevia lakimuutoksia. Palkanlaskentaoppaassa käsitellään muun muassa palkan määräytymistä ja palkanmaksua, palkasta tehtäviä vähennyksiä, työnantajan kuukausi- ja vuosi-ilmoituksia sekä kaupan työehtosopimuksen määräyksiä työajasta, palkkauksesta, poissaoloista ja vuosilomista. Oppaan loppuosaan on koottu sanasto työssä usein esiintyvistä tärkeimmistä termeistä ja käytännön toimintaohjeita erilaisiin tilanteisiin. Oppaan aihepiireiksi on valittu ne asiat, jotka toistuvat palkanlaskijan työssä eniten tai ovat uudelle työntekijälle haastavimpia sisäistää. Palkanlaskentaoppaan laatimisessa otettiin huomioon toimeksiantajan ja muiden Kauppiaspalvelut-tiimin työntekijöiden toiveet ja mielipiteet oppaan sisällöstä. Opasta tarkasteltiin toimeksiantajan kanssa opinnäytetyöprosessin aikana ja opas hiottiin saadun palautteen perusteella lopulliseen muotoonsa. Palkanlaskentaopas otetaan ensimmäisen kerran käyttöön Kauppiaspalvelut-tiimissä kesällä 2016.The purpose of the thesis was to create an informative, readable and inclusive handbook on payroll computation for new employees in the trade sector. The client of the thesis was the HR services in Kesko Shared Service Center and especially the team that offers payroll services for over 900 K retailers in Finland. The written handbook will support the learning and introduction process of a new employee and help understand the big picture of the payroll process. The main references of the thesis were the Finnish labour legislation, the collective agreement of the commercial sector and the literature on payroll administration. The thesis consists of the theoretical framework and the outcome of the process, which is the payroll handbook for a new employee. The theoretical framework covers the tasks, stakeholders and legislation of payroll administration and the most important concepts of payroll computation in the trade sector. The theoretical part also introduces the amendments in the Labour Code that came into effect in 2016. The handbook includes themes such as compensation, pay period and deductions as well as the employer’s annual and monthly notifications. Another important topic in the handbook is the directives of the collective agreement in the commercial sector, including the working hours, wages, absences and annual holidays. There is also a vocabulary of important concepts in the end of the handbook. The themes of the handbook were selected based on the most common situations that a new employee will encounter in the job. The opinions of the client and other payroll clerks were considered in the making of the handbook. The handbook was refined into its final form based on the discussions with the client. The handbook will be introduced in Kesko SSC HR services in the summer 2016