Analisis pengendalian persediaan bahan baku di pt. cahaya sakti furintraco, bogor

Furniture merupakan salah satu produk yang dihasilkan dari olahan kayu. Saat ini, industri pengolahan kayu berkembang cukup pesat sehingga mampu menjadi salah satu produk unggulan ekspor. Ekspor mebel kayu memberikan prospek yang cukup baik dalam penerimaan devisa negara. Potensi yang cukup baik tersebut perlu ditunjang oleh kualitas dan pengawasan produksi furniture, salah satunya bahan baku. Persediaan bahan baku merupakan salah satu faktor produksi yang sangat penting karena menunjang kelancaran dan kesinambungan proses produksi, baik kelebihan maupun kekurangan persediaan akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan. PT. Cahaya Sakti Furintraco (PT. CSF) merupakan perusahaan furniture yang merupakan salah satu unit bisnis dari holding company Olympic Group, yang mengolah bahan baku berupa kayu perkebunan (plantation wood) menjadi berbagai macam produk furniture dengan merk dagang yang bervariasi sesuai dengan target pasarnya. Proses produksi masal yang dilakukan perusahaan secara kontinu atau sistem produksi continuous flow line, memiliki banyak faktor-faktor uncertainty yang dapat terjadi. Faktor uncertainty dapat terjadi akibat dari kesalahan selama proses produksi baik yang disebabkan oleh teknologi maupun kelalaian karyawan. Kondisi ini mengakibatkan kebutuhan akan bahan baku menjadi bervariasi. Bervariasinya kebutuhan bahan baku akan membuka peluang untuk terjadinya kehabisan persediaan atau stockout. Seiring dengan tuntutan pasar yang semakin tinggi akan kualitas produk, ketepatan waktu, harga dan kualitas produk serta makin banyaknya pesaing yang berada dalam pasar, maka PT. CSF perlu memperhatikan manajemen perusahaannya, terutama manajemen persediaan yang menyangkut masalah perencanaan, pelaksanaan pembelian dan pengendalian persediaan. Oleh karena itu, dalam penelitian ini akan didiskripsikan bagaimana proses pengadaan bahan baku yang dilakukan oleh perusahaan, bagaimana pengendalian persediaan yang dilakukan perusahaan, serta apakah ada metode alternatif pengendalian persediaan bahan baku yang sesuai dengan kondisi perusahaan. Dengan demikian, penelitian ini bertujuan untuk : (1) mendeskripsikan proses pengadaan bahan baku beserta permasalahan yang dihadapi perusahaan, (2) menganalisis pengendalian persediaan bahan baku yang dilakukan perusahaan, dan (3) memberikan usulan alternatif kepada perusahaan dalam mengendalikan persediaan untuk meminimalkan biaya persediaan. Penelitian dilakukan di PT. CSF, pada bulan Februari 2006 sampai Maret 2006. Dalam penelitian ini dibatasi hanya bahan baku kayu olahan sebagai raw material yang akan dianalisis lebih lanjut, yaitu Particle Board (PB) dan Medium Density Fibreboard (MDF). Hal ini disebabkan karena PB dan MDF merupakan jenis raw material yang paling sering bermasalah di perusahaan, mengingat kedua jenis bahan baku ini tergolong sebagai primary raw material. Kebijakan perusahaan terkait dengan pengadaan dan pengendalian persediaan bahan baku diperoleh melalui hasil wawancara dengan pihak manajemen perusahaan yang akan didiskripsikan sehubungan dengan spesifikasi bahan baku, prosedur pembelian, harga, pengawasan kualitas, cara perusahaan menangani persediaan, serta permasalahan yang dihadapi perusahaan. Sedangkan analisis data dilakukan dengan menggunakan teknik pengendalian persediaan probabilistik, yaitu metode continuous review dan metode periodic review yang pengolahan datanya dengan menggunakan Microsoft Excel. Solusi optimal yang dihasilkan dari kedua metode tersebut akan dibandingkan dengan metode yang selama ini digunakan oleh perusahaan dalam pengendalian persediaannya. Hasil dari pengolahan data ini, kemudian digunakan dalam analisis pembahasan dan implikasi manajerial bagi perusahaan. Sistem pengadaan bahan baku yang dilakukan oleh PT. CSF diawali dengan identifikasi kebutuhan bahan baku yang merupakan kegiatan penentuan jumlah bahan baku yang diperlukan dalam produksi untuk periode yang akan datang. Dilanjutkan dengan pembelian bahan baku oleh Departemen Pembelian, serta adanya kegiatan penanganan persediaan ketika bahan baku yang dipesan datang. Pengendalian persediaan bahan baku di PT. CSF dilakukan oleh Divisi Material Inventory Control (MIC), Departemen Pembelian dan Divisi Gudang dengan menggunakan bantuan Industrial Finance System (IFS). IFS memberikan informasi yang dibutuhkan berkaitan dengan persediaan bahan baku, seperti data historis pemakaian setahun terakhir, besarnya jumlah pemesanan yang harus dilakukan (ROQ), besarnya tingkat persediaan dimana pemesanan harus dilakukan kembali (ROP), besarnya minimum persediaan yang harus ada di gudang (safety stock), besarnya tingkat persediaan saat ini, ukuran lot bahan baku dalam satuan krat, harga beli bahan baku, lead time dan sebagainya. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengendalian persediaan bahan baku yang dilakukan oleh PT. CSF belum sepenuhnya optimal dibandingkan dengan kedua metode usulan, yaitu metode continuous review dan periodic review. Total biaya persediaan menurut metode perusahaan sebesar Rp 4.587.063.840, sedangkan total biaya persediaan menurut metode continuous review Rp 4.095.792.718. Berbeda pula dengan metode periodic review yang hanya mencapai Rp 1.669.077.128. Metode continuous review memberikan total biaya persediaan yang lebih kecil dibandingkan dengan metode perusahaan. Hal ini disebabkan solusi optimal dari metode ini yang memberikan rekomendasi bahwa reorder levelnya lebih kecil dan kuantitas pemesanan tiap pesanan juga lebih kecil sehingga biaya penyimpanannya juga lebih kecil dibandingkan metode perusahaan. Sebagai dampaknya, menurut metode ini perusahaan akan lebih sering melakukan pemesanan bahan baku. Biaya kekurangan persediaan juga menjadi besar karena adanya kemungkinan kekurangan persediaan saat leadtime, sehingga perusahaan harus mengembalikan posisi safety stock seperti semula. Apabila perusahaan menerapkan metode continuous review akan menghemat total biaya persediaan sebesar 10,50 persen untuk jenis bahan baku PB dan 10,98 persen untuk MDF. Metode periodic review memberikan total biaya persediaan yang lebih kecil dibandingkan metode perusahaan dan continuous review. Hal ini disebabkan oleh frekuensi pemesanan yang jauh lebih tinggi dibandingkan metode perusahaan dan continuous review yang dapat dilihat dari biaya pemesanan yang tinggi. Sebagai dampaknya biaya penyimpanannya menjadi rendah. Frekuensi pemesanan yang lebih tinggi pada metode ini merupakan akibat dari lebih pendeknya siklus persediaan sehingga berdampak pula pada jumlah kekurangan persediaan yang lebih kecil pada tiap siklus. Apabila perusahaan menerapkan metode continuous review akan menghemat total biaya persediaan sebesar 62,95 persen untuk jenis bahan baku PB dan 64,45 persen untuk MDF. Alternatif metode yang dapat digunakan perusahaan adalah metode periodic review untuk jenis bahan baku lokal dan continuous review untuk jenis bahan baku impor. Frekuensi pemesanan yang tinggi untuk jenis bahan baku lokal akan lebih mudah dilakukan bila dibandingkan bahan baku impor. Oleh karena itu, perusahaan hendaknya mencari banyak supplier bahan baku lokal untuk menjaga kontinuitas pasokan. Sedangkan untuk jenis bahan baku impor, perusahaan sebaiknya menerapkan continuous review mengingat pendeknya siklus persediaan yang disolusikan periodic review, tidak sesuai dengan kondisi perusahaan. Proses pengadaan bahan baku impor membutuhkan waktu yang lama sehingga kecil kemungkinannya sering melakukan pemesanan. Supplier bahan baku impor tetap dapat dipertahankan dengan meningkatkan frekuensi pemesanan. Meskipun tidak memberikan penghematan yang besar, namun setidaknya metode continuous review dapat mengurangi total biaya persediaan perusahaan selama ini untuk jenis bahan baku impor. Berdasarkan kajian di atas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa total biaya persediaan untuk seluruh jenis bahan baku baik PB maupun MDF dengan menggunakan metode perusahaan lebih besar dibandingkan dengan kedua metode usulan, yaitu continuous review dan periodic review. Tingginya total biaya persediaan berdasarkan metode perusahaan disebabkan karena perusahaan melakukan pemesanan dalam kuantitas yang besar sehingga terjadi penumpukan bahan baku dalam kuantitas yang besar sebagai dampaknya biaya penyimpanan juga besar. Saran yang dapat disampaikan pada perusahaan antara lain, sebaiknya perusahaan mulai memperhatikan fasilitas penyimpanan bahan baku. Terbatasnya kapasitas di gudang memaksa pengaturan tata letak bahan baku yang kurang rapi. Oleh karena itu diperlukan penerapan layout gudang yang baik. Perusahaan hendaknya juga mulai mengurangi tingkat pembelian bahan baku yang berlebihan karena mengakibatkan penumpukan persediaan di gudang sehingga meningkatkan biaya penyimpanan. MIC hendaknya menghitung kebutuhan bahan baku seakurat mungkin dengan mempertimbangkan Marketing Order (MO) dan penjadwalan produksi. Akhirnya, demi kesempurnaan dan untuk memperkaya hasil penelitian selanjutnya yang berkaitan dengan topik pengendalian persediaan bahan baku terdapat beberapa saran yang dapat disampaikan, yaitu : (1) sebaiknya penelitian selanjutnya dapat mempergunakan kajian teori pengendalian persediaan probabilistik yang lain, seperti continuous review dengan pendekatan lost sales, metode order up to R, metode fixed order quantity ataupun metode lainnya yang sesuai dengan kondisi perusahaan; (2) penelitian selanjutnya disarankan melakukan analisis sensitivitas untuk jenis bahan baku impor. Analisis sensitivitas dirancang untuk mempelajari perubahan dalam parameter biaya persediaan dalam hal ini adalah nilai kurs dolar terhadap rupiah yang mempengaruhi pemecahan optimal biaya persediaan