Mekanisme pembelajaran organisasi pemerintah provinsi dki jakarta: suatu pendekatan kultural dan struktural pembelajaran organisasi

Dalam rangka mengarahkan pola pengelolaan aparatur yang menghasilkan peningkatan kompetensi, Pemerintah Provinsi DKI Jakarta telah melakukan berbagai perubahan dan pembaharuan dalam manajemen aparaturnya. Beberapa waktu lalu, telah banyak prakarsa manajemen yang mengarah pada upaya peningkatan, seperti reinventing government, transformasi organisasi, penataan ulang kualitas dan kuantitas aparatur melalui pendekatan kompetensi (competency based) melalui upaya right-sizing, dan lain-lain. Secara kelembagaan, Pemerintah Provinsi DKI Jakarta juga telah melakukan perubahan dan pembaharuan susunan perangkat daerahnya, dengan ditetapkannya Peraturan Daerah No 3 Tahun 2001 tentang Bentuk Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi DKI Jakarta. Organisasi Perangkat Daerah yang ditetapkan dengan Peraturan Daerah tersebut, menetapkan pembentukan, kedudukan, tugas pokok, fungsi dan struktur organisasi perangkat daerah. Pada sisi lain, fenomena menarik berkaitan dengan kondisi internal organisasi Pemerintah Provinsi DKI Jakarta adalah kelembagaannya lebih mengutamakan pendekatan struktural dari pada fungsional; organisasi relatif masih terlalu besar dan belum proporsional; pembagian tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawab antar instansi dan antar tingkatan instansi masih banyak yang belum jelas sehingga menimbukan duplikasi; ketatalaksanaan pemerintahan yang mencakup proses penyusunan kebijakan, proses perencanaan, koordinasi, sistem dan tata hubungan kerja, prosedur kerja, masih belum mencerminkan pelaksanaaan administrasi pemerintahan yang efisien dan efektif; nilai-nilai budaya kerja aparatur melemah, sehingga etos kerja dan produktivitas kerja menurun, efisiensi dan disiplin serta keteladanan kepemimpinan dalam penyelenggaraan administrasi pemerintah melemah. Dalam konteks inilah, Pemerintah Provinsi DKI Jakarta perlu melakukan refleksi sekaligus introspeksi atas kiprah yang telah dilakukan selama ini dan menata ulang dirinya yang implementasinya memerlukan struktur organisasi dan sistem manajemen baru. Untuk itu, Pemerintah Propinsi DKI Jakarta perlu mentransformasi organisasinya yang mengarah pada terwujudnya organisasi pembelajar (learning organization). Child (1997); Levitt dan March (1988) dalam Ellis dan Shpielberg (2003), mengemukakan bahwa aktivitas belajar yang intensif akan membantu organisasi untuk belajar dari pengalaman, memahami lebih baik lagi lingkungannya, dan dapat mendorong kearah pengambilan keputusan yang tepat mengenai penyesuaian atau koreksi internal organisasi, seperti pada strategi, struktur dan proses. Pendapat senada dikemukakan Ghoshal (1987) dalam Ellis dan Shpielberg (2003), yang menyatakan, jika ingin memanfaatkan potensi pembelajarannya dan untuk menjamin pembelajaran dapat berlangsung, organisasi harus mempertimbangkan pembelajaran sebagai suatu sasaran yang tegas dan eksplisit, serta harus menciptakan mekanisme pembelajaran organisasi. Di dalam ketidak hadiran mekanisme seperti itu, potensi pembelajaran mungkin akan hilang. Dalam hubungan ini, buruknya kondisi internal organisasi Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, salah satu faktor determinannya adalah lemahnya struktur pendukung yang memfasilitasi pembelajaran, yaitu mekanisme pembelajaran organisasi yang ada saat ini. Dengan perkataan lain, lemahnya mekanisme pembelajaran organisasi akan mendorong ke arah pengambilan keputusan yang kurang tepat dalam penyesuaian internal organisasi. Kondisi ini mensyaratkan perlunya dilakukan penelitian untuk menganalisa mekanisme pembelajaran organisasi yang ada saat ini. Armstrong dan Foley (2003) menyebut mekanisme pembelajaran organisasi sebagai pondasi atau struktur dasar yaitu kultur dan struktur organisasi yang memfasilitasi penciptaan atau peningkatan peluang pembelajaran di dalam organisasi. Lebih lanjut mereka menyebut mekanisme pembelajaran organisasi sebagai struktur dasar yang mendukung pengembangan dan operasionalisasi organisasi pembelajar. Dengan mengacu pada kondisi yang melatar belakangi tersebut, rumusan masalah dalam penelitian ini yaitu 1) Faktor-faktor apa yang memfasilitasi pembelajaran organisasi?, 2) Bagaimanakah faktor-faktor dalam memfasilitasi pembelajaran organisasi?, dan 3) Kebijakan dan strategi apa yang perlu diambil dalam upaya meningkatkan pembelajaran di dalam organisasi? Berdasarkan rumusan masalah penelitian tersebut, maka tujuan penelitian ini adalah 1) Mengidentifikasi faktor-faktor yang memfasilitasi pembelajaran organisasi, 2) Menganalisis faktor-faktor dalam memfasilitasi pembelajaran organisasi, dan 3) Merancang kebijakan atau strategi peningkatan pembelajaran di dalam organisasi. Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan survai. Teknik sampling yang dilakukan adalah disproportionate stratified random sampling dengan jumlah responden sebanyak 141 pegawai pada organisasi Sekretariat Daerah Propinsi DKI Jakarta. Wawancara personal diselenggarakan untuk melengkapi data kualitatif sebagai analisa persiapan untuk mengkonfirmasikan temuan penelitian. Suatu instrumen survai berupa Daftar Pertanyaan Lingkungan Pembelajaran yang dikembangkan Armstrong dan Foley (2003), merupakan contoh representatif di dalam mengembangkan indikator pengukuran. Survey diselenggarakan untuk menguji instrumen tersebut dan responden diminta untuk menandakan pada daftar pertanyaan antara 1 (sangat tidak setuju) dan 5 (Sangat Setuju). Daftar Pertanyaan Lingkungan Pembelajaran menjalani pemeriksaan Confirmatory Factor Analysis untuk memastikan kriteria signifikansi faktor loading yang layak untuk dipertimbangkan. Uji konsistensi menggunakan analisa keandalan Alpha Cronbach’s. Statistik deskriptif digunakan untuk menjelaskan data menyangkut central tendency. Uji beda menggunakan Kruskal-Wallis Principal Component Analysis dan uji reliabilitas mengidentifikasi sembilan faktor yang berpengaruh memfasilitasi penciptaan atau peningkatan peluang pembelajaran organisasi Setdaprov DKI Jakarta. Ke-sembilan faktor tersebut adalah Komitmen pimpinan pada sumber daya manusia bagi pembelajaran karyawan dan pengembangannya; Membangun prinsip pembelajaran berkelanjutan ke dalam sistem pendidikan dan pelatihan; Komitmen organisasi pada sumber daya manusia bagi pembelajaran karyawan dan pengembangannya; Dukungan misi dan keterhubungannya dengan pembelajaran; Dukungan organisasi bagi pemenuhan kebutuhan pembelajaran karyawan dan pengembangannya; Lingkungan yang memfasilitasi pembelajaran; Dukungan pimpinan bagi aplikasi pembelajaran di tempat kerja; Lingkungan yang menciptakan pembelajaran; dan Dampak personal yang rendah. Hasil analisis data menyimpulkan bahwa mekanisme pembelajaran organisasi Setdaprov DKI Jakarta belum sepenuhnya berperan dalam memfasilitasi penciptaan atau peningkatan peluang pembelajaran. Kultur organisasi kurang mendukung pembelajaran, proses organisasi belum sepenuhnya membantu berkembangnya pembelajaran karyawan dan pengembangannya, dan struktur organisasi kurang dari cukup untuk memungkinkan aktivitas pembelajaran didukung dan diimplementasikan di tempat kerja. Analisis data juga menunjukkan bahwa kondisi lingkungan pembelajaran pada masing-masing tingkatan jabatan berbeda. Secara umum pada tingkatan Kepala Biro dan Kepala Bagian, lingkungan organisasi cukup memfasilitasi pembelajaran; proses organisasi, yang tercermin dalam komitmen organisasi dan komitmen pimpinan pada SDM, cukup membantu berkembangnya pembelajaran dan pengembangannya; struktur, prosedur formal dan praktek informal organisasi cukup memenuhi kebutuhan pembelajaran dan pengembangannya dan cukup mendukung aktivitas dan aplikasi pembelajaran di tempat kerja. Sedangkan kondisi lingkungan pembelajaran pada tingkatan staf dan Kepala Subbagian secara umum lebih cenderung sebaliknya. Lingkungan organisasi kurang memfasilitasi pembelajaran; proses organisasi, yang tercermin dalam komitmen organisasi dan komitmen pimpinan pada SDM, kurang membantu berkembangnya pembelajaran dan pengembangannya; struktur, prosedur formal dan praktek informal organisasi kurang memenuhi kebutuhan pembelajaran karyawan dan pengembangannya dan kurang mendukung aktivitas dan aplikasi pembelajaran di tempat kerja. Lingkungan pembelajaran, kultur dan sistem organisasi yang kompleks perlu menjadi perhatian Pemerintah Provinsi DKI Jakarta untuk ditingkatkan. Demikian juga proses, khususnya peningkatan interaksi individu akan berdampak pada keseluruhan lingkungan. Pengembangan SDM melalui pelatihan formal juga menjadi aspek yang penting, karena akan berperan juga bagi peningkatan keseluruhan lingkungan. Intervensi diskusi mengarahkan secara khusus pada perlunya Pemerintah Provinsi DKI Jakarta merancang kembali struktur organisasinya dengan struktur organik, flat, desentralisasi, dan tidak hirarkis dengan minimal kontrol formal atas proses pekerjaan karyawan. Kultur dan struktur yang diperlukan untuk pembelajaran berlanjut tidak bisa diciptakan oleh mereka yang manapun dengan sadar atau tanpa disadari beroperasi di bawah paradigma organisasi mekanistis birokratis. Jika para pemimpin akan menciptakan organisasi pembelajar yang asli, mereka harus menyesuaikan suatu jalan atau cara yang baru dalam mengamati kenyataan suatu mental model dan paradigma baru