Development and evaluation of an electronic health record of the Oral Surgery service of the School of Dentistry of the University of São Paulo

A importância dos serviços de assistência odontológica prestada pela Faculdade de Odontologia da Universidade de São Paulo reflete nos dados obtidos do Anuário Estatístico da Universidade de São Paulo. Somente na disciplina de Cirurgia, foram realizados 1075 atendimentos cirúrgicos, no ano de 2000 saltando para 5686 em 2007. A cada paciente gera-se um prontuário que contém informações de cunho pessoal, da história médica, odontológicas, e de imagens que lhe atribui alto valor legal e de pesquisa. Com a alta procura pelos serviços oferecidos pela faculdade, o número de documentos gerados por paciente cresce proporcionalmente e constata-se que o arquivamento dos prontuários de toda a faculdade é frágil e sujeito à ocorrência de eventos que poderiam danificar o material. A morosidade na busca por dados dos pacientes, a perda de informações, e a dificuldade em realizar estudos epidemiológicos levaram à motivação para o desenvolvimento e avaliação de um prontuário virtual e seu respectivo Banco de Dados da disciplina de Cirurgia da Faculdade de Odontologia da Universidade de São Paulo. Um modelo de ficha para transcrição eletrônica, com os mesmos itens da ficha clínico-cirúrgica, foi elaborado e utilizado para a transcrição das informações dos pacientes atendidos no ambulatório de Cirurgia, no curso noturno, no ano de 2008. Um protótipo de prontuário virtual foi desenvolvido e os dados coletados de 417 pacientes foram inseridos e armazenados localmente num Banco de Dados desenvolvido para WEB, visando uma nova forma de acesso à informação. A partir dos testes de uso retrospectivo e prospectivo, concluímos que o protótipo do prontuário virtual representa uma importante ferramenta baseada em tecnologias de informação, de uso epidemiológico, de pesquisa e de avaliação dos requisitos necessários para o desenvolvimento de um prontuário virtual com mais robustez e flexibilidade.The importance of the dental aid services offered by the School of Dentistry of the University of São Paulo reflects on the data from the Statistical Yearbook of the University of São Paulo. In the discipline of Oral Surgery by itself, 1075 surgical appointments were done in 2000, which has increased greatly to 5686 in 2007. To every new patient admitted by the service, a record file is created and contains personal information, health and dental history, and images, thus setting a high legal and research value on the patient record file for the institution. With the high demand for these dental services, the number of documents by patient proportionally augments and it can be seen in the entire institution fragility of the files archiving and risk of events occurrence that could damage the material. The slowness of retrieving patient data, lack of information, and difficulties motivate the development and evaluation of an electronic health record and its respective database in the discipline of Oral Surgery of the School of Dentistry of the University of São Paulo. A sheet form for electronic transcription, with the same content of the surgical-clinical questionnaire form, was elaborated to transcript the health information of the patients admitted at the Oral Surgery Service, in the nocturnal graduation course during 2008. A prototype of an electronic health record was created and the collected data were processed and stored in a web-based local database, aiming to an innovative access mode to information. By the tests of retrospective and prospective use of the electronic health record, we concluded the prototype of the electronic health record represents an important tool based in technologies of information, useful to epidemiology, research and evaluation of required features to development of an electronic health record more robust and flexible