Purchasing adminstration in supermarkets - case study - COOP cooperativa de consumo.

O estudo teve como objetivo mapear e avaliar a gestão de compras de supermercados ou, mais precisamente, pretendeu descrever e compreender a gestão de compras de uma rede de supermercados no que diz respeito à contribuição estratégica do processo de compras nos resultados do negócio. Para tanto, adotou uma abordagem empírico-teórica orientada por um Estudo de Caso de forma a possibilitar maior aprofundamento e compreensão do objeto investigado. O estudo tomou como base a rede de supermercados COOP – Cooperativa de Consumo, fundada em 1954, para fornecer gêneros alimentícios e produtos de limpeza e de higiene básicos às famílias dos funcionários do grupo Rhodia, residentes no município de Santo André. Apesar de ter iniciado suas atividades como cooperativa de consumo fechada, viu-se obrigada a abrir seu quadro associativo na medida em que incorporou outras cooperativas de consumo da região. O empreendimento foi um sucesso desde o início e rapidamente a Cooperativa expandiu suas bases para as demais cidades da região do ABC e, posteriormente, também para São José dos Campos. Neste ano de 2001, inaugurou sua primeira loja fora do eixo tradicional, iniciando a operação em Tatuí (SP). Hoje com 17 lojas, sendo apenas 3 no interior do Estado de São Paulo, a empresa, sob nova denominação, COOP, ocupa a 10ª posição no ranking dos supermercados brasileiros, segundo classificação da Associação Brasileira de Supermercados – ABRAS, constituindo-se no único exemplo de empresa com natureza jurídica de cooperativa de consumo entre as 20 maiores empresas do País, segundo a mesma publicação. O estudo oferece detalhes relevantes sobre a evolução da empresa objeto do estudo e explicações específicas das atividades da gerência comercial: estrutura e composição, ferramentas de suporte à decisão de compras, controle de estoques, organização e planejamento das compras, gerenciamento de categorias, marcas próprias, mix de fornecedores, custos das mercadorias, EDI - Electronic Data Interchange e ECR - Efficient Consumer Response, além de destacar, analiticamente, as atividades específicas de compra das categorias da mercearia seca e do setor de perecíveis. O trabalho também discute interações entre a empiria e a teoria nas diversas atividades relacionadas com a gestão de compras. A atividade investigada - compras - representa apenas uma das muitas dimensões necessárias ao atendimento das necessidades dos cooperados/clientes no tocante a encontrar o produto que procura, no momento em que procura e a um preço considerado aceitável do ponto de vista da sua expectativa. Na COOP essa atividade é desempenhada por profissionais qualificados e perfeitamente integrados com suas responsabilidades e com anseios dos cooperados. Estes, por sua vez, registram altos índices de satisfação com o nível de serviço oferecido, o que pode ser percebido pela fidelidade dos clientes, já que mais de 93% dos cooperados visitam as lojas da rede pelo menos uma vez por mês. A COOP experimenta momentos de descobrimento da importância e da relevância da informação, investindo para obter dados e assimilar novos conhecimentos gerenciais que lhe permitam manter-se e crescer num mercado altamente competitivo. A empresa vem aprimorando suas técnicas de gerenciamento, introduzindo o gerenciamento de espaço e o gerenciamento de categorias através de parcerias com instituições de pesquisas e indústrias, sempre com o objetivo de oferecer o mais alto nível de serviços aos cooperados. Acredita-se que este estudo fornece importantes detalhes da forma como são conduzidas as operações de compra, bem como revela a importância da atividade na composição dos resultados do negócio. Ressalta as limitações próprias de um trabalho desta natureza, apresentando recomendações sobre pontos que extrapolam os limites da organização, sobre os quais deveria recair a atenção de outros estudos que possam contribuir com o permanente aprimoramento dos conhecimentos teórico-práticos sobre o varejo brasileiro.The present study intends to survey and evaluate the purchasing administration in supermarkets by describing and understanding it in a chain of supermarkets as to the strategical contribution of the purchasing process to business results. The approach was empirical-theoretical applied to a case study (COOP – Cooperativa de Consumo), estabilished in 1954 to supply foodstuff, household cleaning products and items for personal hygiene to employees of the Rhodia holding and their families, living in Santo André, a town in the Greater São Paulo. Although it started its activities as a cooperative for the sole benefit of its associates, its steady growth made it accessible to everyone as smaller cooperatives more and more merged into it. In 2001 there are 17 COOP supermarkets in the State of São Paulo and the enterprise ranks 10th among the biggest in its category, according to the official union representative for the activity (ABRAS). COOP is the only consumption cooperative among the twenty largest enterprises in Brazil. This study offers important details about the enterprise evolution and specific explanations about commercial management: structure and composition, supporting tools to purchase decision, stock control, purchase organization and planning, category management, private brands, mix of supplies, cost of goods, Electronic Data Interchange (EDI) and Efficient Consumer Response (ECR) besides pointing out analytically the specific activities of purchase in the categories of dry goods and perishables. Interactions between empiricism and theory in the different activities connected with purchase management were equally discussed. At COOP purchasing represents much more than just the satisfaction of filling the associates’ needs for the right item at the usual shopping day for the price they expect to pay. Such task is performed by qualified personnel, perfectly integrated in their duties and with the associates’ expectations in mind. The associates’ level of satisfaction is very high as 93% of them shop at the supermarkets at least once a month. The enterprise has been perfecting management techniques with the introduction of floor room management and category management, through partnerships with research institutes with a view to excel service. The detailed information offered in this study intends to make clear the process of purchasing as well as the importance of composition in the final outcome of business. Being this an academic work there were limitations inherent to its nature, but the author couldn’t fail to suggest deeper probing in related aspects that would certainly contribute to the increase of theoretical and practical knowledge of Brazilian retail business