Otimização das escalas de trabalho dos atendentes e dimensionamento de um Call Center receptivo

Tese (doutorado) - Universidade Federal de Santa Catarina, Centro Tecnológico, Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção, Florianópolis, 2010Os problemas de otimização das escalas de trabalho e o dimensionamento do número de atendentes vêm sendo abordados em diversas pesquisas devido à complexidade das operações de funcionamento nos Call Centers. Com o objetivo de resolver esses problemas, foram desenvolvidos neste trabalho dois modelos: o primeiro utilizou a Simulação para obtenção do número de atendentes necessários para cada hora do dia e a análise do desempenho das operações do Call Center; o segundo tratou do problema da programação das jornadas dos atendentes. O simulador foi construído para imitar o funcionamento de um Call Center receptivo (inbound). Os dados da simulação para tempo de atendimento das ligações, tempo que um cliente está disposto a esperar o atendimento sem que abandone a chamada, número de pausas técnicas dos atendentes, duração dessas pausas e taxa de rejeição das chamadas foram gerados seguindo estudos estatísticos dos dados reais. Os resultados encontrados ao final da simulação em relação aos clientes foram: o tempo de espera até ser atendido; o tempo de abandono para chamadas em que o cliente desistiu; número de chamadas atendidas, abandonadas e rejeitadas; tempo do cliente no sistema; e tempo de atendimento. Com relação aos atendentes, o simulador fornece ao final da execução, o tempo total de ocupação de cada atendente, o número de chamadas atendidas e o número total de atendentes necessários para cada hora do dia. Já o segundo modelo, que trata do problema da programação das jornadas dos atendentes, visa determinar um conjunto de jornadas de trabalho para os atendentes com menor custo de salários para o Call Center. Na resolução desse problema desenvolveu-se primeiramente, um #Gerador de Escalas# com o objetivo de gerar as combinações de jornadas considerando as restrições operacionais. Para a resolução do referido modelo, foi desenvolvido um aplicativo computacional que escreve o modelo em PLI na linguagem GAMS. Este modelo é então resolvido com os aplicativos MOSEK e XPRESS, ambos disponíveis online no site NEOS SERVER. Os dados com relação a número de atendentes necessários para cada hora do dia foram os obtidos através do simulador. A validade e a eficiência do modelo apresentado são comprovadas por intermédio de um exemplo de aplicação em um Call Center real. Os resultados foram satisfatórios quando da comparação das escalas otimizadas com as escalas do Call Center em estudo. Ainda com relação aos resultados, pode-se observar, através de várias simulações, que o simulador retrata de forma eficiente o funcionamento do Call Center analisado. Os modelos obtiveram os resultados em tempo computacional aceitável na sua resolução. Ainda, esses, podem ser facilmente adaptados e aplicados a outros Call Centers desde que possuam características semelhantes.The optimization of work schedules and scaling of the number of attendants has been a challenge for the Call Centers. These problems have been addressed in several researches due to the complexity of the operations and functioning of Call Centers. Aiming to solve these problems, two models were developed in this study: the first model used the Simulation in order to obtain the number of required agents for each day time and the performance analysis of their Call Center operations and; the second model has handled the problem of the agents# schedule. The simulator was built up to imitate the running of an inbound Call Center. The simulation data for time to answer calls, time which a customer is willing to hold on without hanging up, number of technical pauses of agents' terminals, length of these pauses and rate of rejected calls were generated following statistical studies of actual data. The results regarding the customers, which were found at the end of the simulation, were: hold-off time until being serviced; the abandon time calls in which the customer gave up; number of answered, abandon and rejected calls; customer#s length of time in system; and servicing time. Regarding the agents, the simulator provides at the end of the running, the total time of each agent#s work, the number of answered calls and the total number of agents required for each time of day. As for the second model, which deals with the problem of the agents' schedule of a Call Center, aims to determine a set of working time for the agents with lower cost wages for the Call Centers. By solving this problem a "Shift Generator# was developed with the objective of generating working time bonds, considering the operational restrictions. For the resolution of the aforementioned model, a computational application, which writes the model in ILP in the GAMS anguage, was developed. This model is then solved with the tools MOSEK and XPRESS, both available on NEOS SERVER web site. The data regarding the number of agents required for each time were obtained through the simulator. The validity and efficiency of the model presented are proofed by means of an application example in a real Call Center. The results were satisfactory when comparing the optimized scales to Call Center scales being studied. Yet regarding the results, it is possible to observe, through several simulations, the simulator reflects efficiently the running of the analyzed Call Center. The models obtained the results in acceptable computational time in their resolution. Yet, these models may be easily adapted and applied to other Call Centers, since they have similar features