Internal control in public agency: a study of people payment system of the Brasilian Navy

Os administradores da atualidade convivem, por um lado, com o aumento permanente das demanda dos cidadãos por serviços públicos e, por outro lado, com a carência de recursos e a resistência da população à elevação da base tributária. Tal dilema exige que, cada vez mais, os sistemas de controle interno sejam fortalecidos, com o objetivo de disponibilizar informações confiáveis que possibilitem o controle das operações e a melhora do processo de tomada de decisões. Assim, o presente estudo procurou investigar se o sistema de controle interno utilizado pelo Sistema de Pagamento de Pessoal da Marinha do Brasil atende às leis, regulamentos e demais normas vigentes na esfera federal e ao que prevê o referencial teórico e os estudos acadêmicos sobre o assunto. Por meio de um estudo de caso se perseguiu expor os conceitos de controle interno, apresentar processamento da folha de pessoal e analisar o controle interno adotado pelo sistema atual, bem como o processo de atualização do software responsável e seus controles. As fontes utilizadas foram bibliográfica, documental, observação direta e entrevistas semiestruturadas. Foram, também, identificados pontos a explorar e a gerenciar dentro de categorias de requisitos de software, de modo a mitigar os riscos e maximizar as oportunidades do negócio. Os resultados indicam que o processo de modernização, ainda não concluído, está convergindo para uma maior adequação do processamento da folha de pagamento de pessoal às melhores práticas existentes, de modo que seus controles atendam às normas vigentes e ao que prevê a área acadêmica sobre o assunto. A conclusão do presente estudo apontou que o referido sistema de controle interno atende às leis, regulamentos e demais normas vigentes na esfera federal e, parcialmente, ao que prevê o referencial teórico e os estudos acadêmicos sobre o assunto.Nowadays administrators have on one hand, the increasing demand for public services and, on the other hand, few resources and public resistance to increasing tax base. This dilemma requires more and more powerful internal control systems in order to provide reliable information to improve operational control and decision making. Thus, this study has investigated if the internal control system used by People Payment System of the Brazilian Navy complies with laws, regulations and other federal rules, and is in agreement with theoretical arguments and academic studies on the subject. Through a case study the concepts of internal control, the activities of People Payment System and its internal control framework were exposed, as well as the respective process of upgraded software in use. The sources used were literature, documentation, direct observation and semi structured interviews. We have also identified points to explore and manage in agreement within requirements of software in order to mitigate risks and maximize business opportunities. These results suggest that the payment software upgrade, not yet concluded, will help to comply with laws and other federal rules and will lead to best practices of internal control. Study conclusion has indicated that the internal control system used by People Payment System of the Brazilian Navy complies with laws, regulations and other federal rules and partially agrees with theoretical arguments and academic studies on the subject