Análise de fluxo informacional de instrumentos jurídicos de convênio de uma universidade pública sob a ótica da gestão da informação

Esta pesquisa tem como base os princípios de gestão da informação aplicados à análise de fluxo informacional dos instrumentos de convênios em uma universidade pública. Seu objetivo é analisar o fluxo informacional dos instrumentos jurídicos de convênios, sob a ótica da gestão da informação, visando à simplificação e à racionalização das etapas dos protocolos, dos projetos de criação e oferta de cursos de especialização lato sensu e dos programas de atendimento à sociedade, oferecidos por meio de parcerias entre a universidade e as fundações de apoio e institutos vinculados a ela. O estudo apropria-se da pesquisa documental para levantamento do fluxo informacional que norteia a instrução atual dos procedimentos, levando em consideração a forma organizacional instalada. A metodologia permitiu detectar sobreposições e sobrecargas nas etapas que ocorrem em cada unidade da estrutura organizacional da instituição envolvida diretamente na instrução dos projetos. O levantamento identificou entre os documentos pesquisados modelos informacionais diferentes para situações similares. O processo de tomada de decisão acaba por se confundir inclusive na competência das informações para deliberação, não havendo clareza das reais necessidades deliberativas entre as instâncias. Considerando o levantamento do atual modelo informacional, a pesquisa construiu um novo modelo de fluxo informacional para a instrução dos cursos de Pós-Graduação e programas de atendimento à sociedade, aplicando a ótica da gestão da informação. A reconstrução dos fluxos visa atender aos princípios de simplificação dos procedimentos, garantindo a eficácia da informação para tomada de decisão. A pesquisa contribuiu ainda para que se obtivesse uma simplificação e desburocratização dos procedimentos com um mesmo modelo organizacional, apenas adequando o fluxo, dando ênfase às informações relevantes para a tomada de decisão.This research is based on the principles of information management applied to the analysis of the informational flow in the covenants instruments in a public university. Its goal is to analyze the information flow of legal instruments of the covenants, from the perspective of information management, its aim at simplification and rationalization the stage of the protocols, the projects of creation and offering of Latu Sensu Specialization and care assistance programs to society, offered through partnerships between the university and support foundations and institutes. The study makes use of documentary research to survey the information flow that drives the current statement of procedures, taking into account the installed organizational form. The methodology allowed detect overlaps and overloads the stages that occur in each unit of the organizational structure of the institution directly involved in instruction projects. The survey identified among the informational documents different models for similar situations. The decision-making process ends up confusing even the competence of the information for deliberation, with no clarity of real needs among the instances. Considering the survey of the current informational model the research built a new model of information flow for the instruction of postgraduate and assistance programs to society by applying the perspective of information management. Rebuilding flows aims to attend of the principles of simplifying procedures, ensuring the efficiency of information for decision making. The research also collaborated to obtain a simplification and debureaucratization of procedures with the same organizational model, only adjusting the flow, emphasizing the relevant information for decision making