Proposta de uma ontologia como modelo de referência no domínio da memória organizacional histórica

A Memória Organizacional Histórica é constituída dos principais documentos que registram a trajetória de uma Instituição. Representa o legado dessa organização, disponível aos seus públicos internos e externos, de forma estruturada e dinâmica. As ontologias visam dar sentido ao conteúdos destes repositórios, valendo-se da relação semântica dos termos que representam esse domínio. Este estudo estabelece bases para a proposição de uma ontologia que sirva como modelo de referência no domínio da Memória Organizacional histórica, a fim de promover precisão nas respostas dos sistemas de busca e recuperação da informação. O universo dessa pesquisa é representado pelas empresas participantes do Fórum Permanente de Gestão do Conhecimento, Comunicação e Memória da Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (ABERJE), que já possuem iniciativas em Memória Organizacional Histórica (MOH). A pesquisa identifica, entre outros aspectos, se estas empresas utilizam alguma forma padronizada de representação da informação, como vocabulários controlados, taxonomias ou tesauros. Como método para identificação desses instrumentos potencialmente adotados pelas Instituições objeto desse estudo, foi utilizada a pesquisa exploratória, com entrevistas em campo para coleta de dados, seguida de análise de conteúdo e descrição dos resultados obtidos. Pretende-se que essa ontologia sirva como um modelo de referência para projetos de Memória Organizacional Histórica, podendo ser extensível pelos especialistas do domínio a partir dos conceitos declarados e inter-relacionados nessa proposta: tipologia documental, coleções, assuntos cobertos pelo acervo, público-alvo e canal de disseminação das informações. Essa ontologia fornece também os subsídios necessários para promover o entendimento dos principais conceitos do domínio em questão e maior acuracidade na recuperação de informações dos acervos institucionais. A partir desses conceitos foi possível explicitar as relações entre os tipos documentais (a composição física de um acervo de MOH), se são itens individuais ou se compõem uma coleção, sobre quais assuntos tratam, qual o seu público-alvo (a quem é destinado) e por quais canais de disseminação da informação esses itens são entregues. Partindo de uma potencial necessidade de padronização da representação descritiva dos documentos e conteúdos dos repositórios, espera-se contribuir com um resultado de informações recuperadas que tenham relevância nos contextos de busca, aplicando-se aos repositórios a possibilidade de uso de uma estrutura ontológica no domínio de Memória Organizacional Histórica.The Historical Organizational Memory consists of the main documents that register the trajectory of an institution. It represents the legacy of this organization, available to its stakeholders in a structured and dynamic way. The ontologies aim to make sense of the content of these repositories, using the semantic relationship of the terms that can represent the area. This work establishes the basis for proposing an ontology that serves as a reference model in the Historical Memory Organization field, promoting accurate responses from search engines and information retrieval. The universe of this research is represented by companies participating in the Permanent Forum on Knowledge Management, Communication and Memory of the Brazilian Association of Business Communication (ABERJE), which already have initiatives in Historical Organizational Memory (HOM). It identifies, among other things, whether companies use a standardized instrument of information representation, such as controlled vocabularies, taxonomies and thesauri. As a method for identification of these potential instruments adopted by the institutions used in this study, we used the exploratory research, interviews with data collection, followed by content analysis and description of the results. It is intended that this ontology will serve as a reference model for Historical Organizational Memory projects, which can be extended by domain experts from the declared and interrelated concepts in this proposal: types of documents, collections, subjects covered by the items, the target audience and information dissemination channels. This ontology also provides subsidies to promote the understanding of key concepts of the domain in question and greater accuracy in the recovery of institutional holdings information. From these concepts it was possible to explain the relationship between the physical composition of a HOM's collection, whether they are individual items or part of a collection, what subject they talk about, to whom it is intended and what channels of information dissemination are delivered. From a potential need for standardization of the descriptive representation of documents and content repositories, it is expected to contribute with the information retrieved as a result that is relevant in the searching context, providing the repositories the possibility of usage of an ontological structure in the Historical Organizational Memory field