User-participation when developing public e-services : A qualitative study on five government agencies

Syftet med denna studie har varit att undersöka användarmedverkan vid utveckling av digitala tjänster hos statliga förvaltningsmyndigheter i Sverige. Tidigare har forskning fokuserat på att undersöka kommuner och deras involvering av användaren vid utveckling av tjänster. Forskning visar att tjänstemän i kommuner har en mer negativ attityd gentemot utveckling av tjänster och därmed negativa till involveringen av användaren i utvecklingen. Anledningen beror på att det är ett tidskrävande arbete som inte har ekonomisk nytta och där det inte finns tillräckligt med kunskap hos de anställda för att driva arbetet med användaren. Litteraturen är idag flera år gammal och i behov av uppdatering. Utöver det har forskningens mål tidigare varit kommuner och därmed skiftas fokuset här till högre organ, nämligen statliga förvaltningsmyndigheter. Studien har utgått utifrån en kvalitativ metod med inslag av abduktiv ansats, där semistrukturerade intervjuer har genomförts med nio anställda verksamhetsutvecklare och UX-designers från fem olika myndigheter: Arbetsförmedlingen, CSN, Skatteverket, Tillväxtverket och Transportstyrelsen. Resultatet visar att användarmedverkan bedrivs, dock till en begränsad nivå. Myndigheterna har en betydligt mer positiv inställning till involvering av användaren jämfört med kommunernas tjänstemän och det finnsdessutom en önskan att involvera användaren ytterligare. Utmaningar som påverkar till vilken grad användarmedverkan bedrivs är bland annat bristande resurser som budget och relevant kompetens hos anställda. Den mest förekommande utmaningen är dock bristande tid, där reformer från regeringen orsakar korta deadlines, varav myndigheterna tvingas släppa arbetet med användaren och fokusera på det nyinkomna, statliga uppdraget. Studien ökar förståelsen för de statliga myndigheternas arbetssätt och bidrar till framtida forskning, i hopp om att öka kunskapen och ta itu med utmaningarna som de anställda ställs inför vid utveckling av tjänsterna. The aim of this study has been to examine government agencies’ user participation of citizens, when developing public e-services. In previous research papers, the aim of the studies have been to examine municipalities and their involvement of users in the development of public e-services. The studies show that the officials have a negative attitude towards the development of services and consequently, being negative towards involving the user in the process. The reason for this being, a time-consuming work that has no financial benefits and the employees not having enough knowledge to work with the user. However, those studies are many years old and in need of an update. Moreover, researchers’ aim has previously been municipalities, and therefore the focus is now shifting to higher grounds, namely state agencies. This study is based on a qualitative method with an abductive approach, where semi-structured interviews have been conducted with nine government employees, possessing roles such as business developers and UX-designers, from five different government agencies: The Swedish Public Employment Service, The Swedish Board of Student Finance, The Swedish Tax Agency, The Swedish Agency for Economic and Regional Growth, and The Swedish Transport Agency. The results show that user participation is managed, although to a certain extent. The agencies have a more positive attitude to the involvement of users, compared to the municipalities, and there is a wish to include the user even more. The challenges that affect to what degree the user is involved, are lack of resources, such as budgets and lack of employee-competence. The most recurring challenge however, is time, where legal reforms from the government cause short deadlines, of which the agencies are forced to drop the user-based work and focus on implementing the new laws.The study increases the understanding of the agencies’ work and contributes to future research, in hopes of increasing the knowledge and learning ways to deal with the challenges the employees are faced with when developing public e-services