Communication in construction project management

Nyckeln till ett lyckat projekt är en god kommunikation mellan inblandade parter vilket är en utmaning. Det finns en hel del kommunikationskanaler och kommunikationssätt i byggbranschen för att människor skall kunna kommunicera och integrera med varandra. Det är viktigt att tydliggöra de regler och verktyg (projektnätverk) som används i varje projekt. Kommunikationsbrister har påverkan vad gäller projektets budget och det slutliga resultatet. Enligt en undersökning som Svensk Byggtjänst har gjort kostar byggbranschens kommunikationsbrister ungefär upp till 32 miljarder kronor per år. Syftet med den här undersökningen är att ta reda på hur kommunikationen fungerar i dagsläget inom byggprojektledning samt hitta bättre kommunikationsvägar för att nå ut med information på ett effektivare sätt och minimera kommunikationsmissförstånden. Det finns många frågor gällande hur man kan minimera kommunikationsbister. I denna rapport kommer följande frågor att besvaras: • Hur tydlig är kommunikationen i ett byggprojekt från start till slut? • Vilka kommunikationsvägar föredrar projektledare och andra projektdeltagare? • Hur tolkas kommunikationen av andra mottagande parter? • Hur ser projektledare och andra projektdeltagare på dagens plattformar? Dessa problemställningar besvarades inledningsvis via en teoristudie för att stärka bakgrunden och ge en djupare uppfattning om ämnet. Därefter genomfördes intervju- och enkätundersökningar med totalt 32 deltagare. Dessa deltagare var främst projektledare och byggledare men även andra projektdeltagare. Undersökningen visade av de kommunikationskanaler (personliga möten, telefon, plattformar och e-post) var det personliga möten som var det mest uppskattade. Det positiva med möten är att det ger möjligheten till att besvara de frågor och funderingar man har på plats. Nackdelen med personliga möten är att de är tidskrävande och kostsamma i jämförelse med de andra kommunikationskanalerna. Det som ersätter nästintill personliga möten är videomöten. Det är billigare att kommunicera med videomöten, trots detta används de inte så ofta bland deltagarna. Studien visar även att IT-verktyg i byggbranschen är några år efter jämförbart med andra branscher. Detta beror på branschens komplexitet och att det inte finns ett enat verktyg för kommunikation. Resultaten i den här studien visar att en förbättrad kommunikation kostar pengar genom att införa fler personliga möten. Trots det här är det i slutändan gynnsamt med tanke på att fel och missförstånd minimeras. Därmed kan det ses som en vinst för varje projekt.The key to a successful project is good communication between the parties that are involved, which can at times be a challenge. There are a lot of communication channels and communication methods in the construction industry for people to communicate and integrate with each other. It is important to clarify the rules and tools (project networks) used in each project. Communication shortages have an impact on the project budget and the final result. Swedish construction service claims that the construction industry's costs of communication shortages amount to approximately SEK 32 billion per year. The purpose of this survey is to find out how communication works at present in building project management and to find better communication paths and methods to reach out more effectively and minimize communication shortages. There are many questions about how to minimize communication bans. In this report, the following questions will be answered: • How clear is the communication in a construction project from start to finish? • Which communication routes prefer project managers and other project participants? • How is the communication of other receiving parties interpreted? • What do project managers and other project participants see on today's platforms? These issues were initially answered by a theory study to strengthen the background and give a deeper understanding of the subject. However, interview and questionnaires were conducted with 16 participants each. These participants were mainly project managers and construction managers, but also other project participants. The survey showed that between the communication channels (personal meetings, phone, platforms and e-mail), personal meetings were the most appreciated. The positive of meetings is that it gives the opportunity to answer the questions and concerns you have in place. The disadvantage of personal meetings is that it is time-consuming and costly in comparison with the other communication channels. What replaces the next personal meetings is video meetings. Video meetings are cheaper to communicate with, but is not often used amongst the participants. Studien also shows that IT tools in the construction industry are a few years after comparable with other industries. This is due to the complexity of the industry and that there is no single tool for communication. The result of this study shows that improved communication costs money by introducing more personal meetings. Probably, this is ultimately beneficial given the fact that mistakes and misunderstandings are minimized. Thus, it can be seen as a profit for each project