The Significance of Leadership for the Work Environment : A matter of Communication

Antalet sjukskrivna medarbetare inom våra svenska organisationer ökar årligen till följd av stressrelaterade sjukdomar. Den rådande problematiken orsakar höga kostnader för bådemedarbetaren, organisationen och samhället i stort. Att vända den oroväckande trenden är således av stor vikt för alla inblandade parter. Många tidigare studier har visat att de sjukskrivningar som beror på psykiska åkommor har orsakats av en bristande arbetsmiljö. Det är arbetsgivaren som ställs ytterst ansvarig för arbetsmiljön inom en organisation, och hur arbetet för en hållbar arbetsmiljö ska utföras regleras av lagar och föreskrifter. Arbetsgivarenkan med hjälp av ohälsoförebyggande och hälsofrämjande insatser förbättra arbetsmiljön och på så vis sänka sjukskrivningstalen. I den här studien har vi undersökt hur en organisation och dess chefer genom den interna kommunikationen kan verka för en god arbetsmiljö. För att studera hur en organisation arbetar med dessa frågor har vi genomfört semistrukturerade intervjuer med både medarbetare och chefer på ett kommunalt fastighetsbolag i Göteborg. Som teoretiskt stöd har modeller och teorier om kommunikation, formell och informell information samt beslutsprocessen använts, för att skapa en bredare förståelse för det inomorganisatoriska arbetsmiljöarbetet. I studiens resultat framkommer det att respondenterna inom den studerade organisationen betraktar den interna kommunikationen som central i arbetet för en förbättrad arbetsmiljö. Det är av stor vikt att den interna dialogen är väl fungerande både vertikalt och horisontellt, för att den information som förmedlas mellan olika parter ska nå alla relevanta delar i organisationen. En god kommunikation är således av stor betydelse för att all information skatas tillvara och ligga till grund för beslut kring arbetsmiljörelaterade frågor. Inom det studerade bolaget ligger främst formell information, så som arbetsmiljöronder, medarbetarsamtal och–enkäter, till grund för de beslut som fattas. Informell information som kommer cheferna tillhanda genom mer spontana samtal, och som anses vara av rik karaktär, har inom organisationen en tendens att gå förlorad i ett tidigt skede i beslutsprocessen. I studien diskuteras chefens roll i att kunna samla in och behandla information både av formell och informell karaktär, för att det material som ligger till grund för beslut ska vara så rikt som möjligt. De beslut som har sin grund i all information som inkommit från medarbetarna har goda förutsättningar för att påverka organisationens arbetsmiljö i en positiv riktning.The number of employees that are absent due to sick leave in Swedish organizations increases annually as a result of stress-related illnesses. The current problem gives rise to high costs for the employee, the organization and society at large. To reverse this worrying trend is therefore of great importance to all parties involved. Previous studies have shown that an unsustainable work environment causes mental illness which in turn leads to sick leave. It is the employer who is ultimately responsible for the work environment within an organization, and how the work for a sustainable work environment is to be performed is governed by laws and regulations. The employer can improve the work environment through ill health prevention and health promotion efforts, which decrease sick leave rates. In this study we have investigated how an organization and its managers through internal communication can work for a sustainable work environment. To study how an organization works on these issues, we have conducted semi-structured interviews with both employees and managers at a municipal property company in Gothenburg. As theoretical support models and theories of communication, formal and informal information as well as the decision making process have been used to create a broader understanding of how the organization is working to develop a sustainable work environment. The findings show that the respondents in the studied organization consider internal communication as central to improving the work environment. It is of the utmost importance that the internal dialogue is well-functioning both vertically and horizontally, so that the information communicated between different parties will reach all relevant parts of the organization. A well-functioning communication is therefore of great importance for managing the decision-making process. Within the studied company formal information, such as work environment inspections, employee appraisals and employee surveys, is the primary source that decisions are based on. Informal information that managers receive through spontaneous conversations, that are considered to be of a rich character, has a tendency to disappear at an early stage in the decision-making process. The study discusses the managers’ role in collecting and processing both formal and informal information, in order to make well-founded decisions. Decisions based on all the information received from employees have a higher likelihood of influencing the organization's work environment in a positive direction. This paper is written in Swedish