Automaation hyödyntäminen hankinnasta maksuun -prosessissa : case: Lahden kaupunki

Kuntatalouden yhä heikentyvä tila vaatii kuntia tekemään rakenteellisia uudistuksia pitkään jatkuneen tulo- ja menokehityksen epätasapainon korjaamiseksi. Lahden kaupunki on tarttunut tähän haasteeseen valmistelemalla talouden uudistumis- ja muutosohjelman, jonka yhtenä lähtökohtana on toiminnan kehittäminen lisäämällä prosessien automaatiota. Opinnäytetyössä käsiteltiin Lahden kaupungin hankinnasta maksuun -prosessia, joka on yksi Lahden kaupungin tukipalveluiden merkittävimmistä prosesseista. Työn tavoitteena oli kuvata prosessin nykytila, tunnistaa jo automatisoituja ja automatisoitavia kohteita ja selvittää automatisoinnin hyötyjä ja haittoja. Opinnäytetyön laadullinen tutkimus toteutettiin teema- ja ryhmähaastatteluina, joissa haastateltavina oli prosessiin liittyviä asiantuntijoita ja esihenkilöitä. Tutkimusmateriaalina käytettiin lisäksi Lahden kaupungin hankinta- ja talousohjeita, -määräyksiä ja -raportteja. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että prosessissa käytetään ohjelman tarjoamaa automaatiota laajasti. Automaation käytössä on kuitenkin ollut ongelmia, joiden vuoksi automaation hyödyt eivät ole toteutuneet. Tärkeimmäksi kehittämistarpeeksi tutkimuksessa nousi maksusuunnitelmien käytön tehostaminen. Se lisää työn tuottavuutta ja merkityksellisyyttä, kun rutiinitehtävät automatisoidaan, mutta ei vaadi merkittäviä lisäresursseja. Myös helposti saatavilla olevaa ohjeistusta ja koulutusta tarvitaan lisää.The deteriorating state of the municipal economy requires municipalities to make structural reforms to address the long-standing imbalance between income and expenditure trends. The city of Lahti has seized on this challenge by preparing a programme of economic renewal. One of the starting points of this programme is the development of operations by increasing the automation of processes. The thesis dealt with the procurement-to-payment process of the City of Lahti. This process is one of the most significant support processes of the City of Lahti. The objective of the study was to describe the current state of the process, identify already automated objects and investigate the advantages and disadvantages of automation. The qualitative research of the thesis was conducted as thematic and group interviews of experts and supervisors related to the process. In addition, the City of Lahti's procurement and financial instructions, regulations and reports were used as research material. The results indicate that the automation provided by the program is already widely used in the process. However, the benefits of automation have not been realized because there have been problems in the use of automation. Based on the interviews, the most important target for development is the use of payment plans. It does not require significant additional resources but increases productivity and the relevance of the work when routine tasks are automated. Easily accessible guidance and training is also needed