Manuaalisten asiakirjojen päivittäminen taloushallinnon prosessissa : case: Yritys X

Opinnäytetyössä tutkittiin Yritys X:n manuaalisesti toteutettuja taloushallinnon prosessiin kuuluvia asiakirjoja. Tutkimuksen päätutkimuskysymys oli ”Miten kehittää Yritys X:n manuaalisesti toteutettuja asiakirjoja taloushallinnon prosessissa?”. Tehtävänä oli selvittää, mitkä toimenpiteet laskujen sekä lähetteiden kirjoittamisessa ovat työläimpiä ja mitkä vaiheet voisivat olla toteutettavissa automaatiota hyödyntäen. Yritys X:n keskeisenä ongelmana oli vaadittujen tietojen kirjoittaminen asiakirjoille, jotka oli tähän asti toteutettu manuaalisesti. Tutkimukseen kerätyt lähteet haettiin internetistä sekä aiheeseen liittyvästä kirjallisuudesta. Kehittämistehtävään käytettiin Applen tarjoamaa Numbers taulukkolaskentaohjelmaa ja kehittämiskohteet kartoitettiin työsuhteen ensimmäisten kuukausien aikana. Kehittämistehtävän avulla pyrittiin karsimaan riskejä, jotka johtuivat suurimmaksi osaksi manuaalisista työtavoista. Kehittämistehtävää helpotti huomattavasti, että Yritys X:llä oli jo valmiina pohjatiedosto, josta löytyivät kaikki asiakirjoille vaaditut muuttuvat tiedot. Näitä tietoja sekä Numbers ohjelman tarjoamia kaavoja hyödyntäen rakennettiin tutkimukselle empiirinen osuus tutkimusongelman ratkaisemiseksi. Tutkimustyön positiivisia vaikutuksia oli kyseisten työtehtävien muuttaminen täysin yhden henkilön tehtäväksi. Kehitystyö auttoi tekemään asiakirjojen laatijan työpäivistä tehokkaampia. Vaadittavia asiakirjoja ei päässyt kasaantumaan ja onnistuttiin säästämään useamman henkilön työpanosta ja ohjattua sitä muiden töiden tekemiseen. Kehitystyön tuloksena ilmeni myös virheellisten asiakirjojen selkeä vähentyminen