Palkkahallinnon automatisointi ja robotisointi

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on selvittää, millä keinoin palkanlaskennan tehtäviä voidaan kehittää automaatioteknologian avulla. Työn tuotos on kehitetty toimeksiantona Aalto-yliopiston palkkaryhmälle, jonka työntekijät ovat toivoneet parannusta työtehtäviin, sillä työ-tehtävien kehitys on toistaiseksi lyhyeen. Palkkahallinnolla on hyvin suuri merkitys organisaation toiminnassa. Sen toiminta vaikuttaa työntekijöiden työ- ja yksityiselämään sekä organisaation kulttuuriin ja taloudelliseen toimintaan. Tästä syystä organisaation palkkahallinnon tehtävät ovat oltava aina mahdollisimman tehokkaita ja täsmällisiä. Automaation kehitys on nopeaa ja robotiikasta sekä tekoälystä on tulossa tulevaisuudessa merkittävä osa työntekijän arkea, mutta sen heikolla käyttöönotolla voi olla vastakkaisia seurauksia kuin mitä on ollut toiveissa. Opinnäytetyössä selvitetään, millaisia käytännön vaiheita on suoritettava, jotta lopputuloksesta tulisi mahdollisimman toimiva ja tehokas. Tietoperustan, kyselyjen ja oman asiantuntijuuden avulla pyritään havaitsemaan yliopiston palkanlaskennan työtehtäviä, jotka olisivat hyviä kandidaatteja automatisointiin sekä valitaan yksi työtehtävä, josta luodaan sen nykytila prosessikaavio, jota tutkitaan kriittisin silmin, esitetään automaatiossa käytettävää ohjelmistoa ja sen toimintoja sekä uusi tuleva tila, joka hyödyntää robotiikkaa. Vision avulla on suunniteltu mahdollinen uusi päivitetyn verokortin tallennusprosessi, joka toimii pääasiassa automaattisesti UiPath robotin avulla. Robotin avulla yliopisto pystyy säästämään lähes yhden henkilön vuosittaiset kulut ja tarjoamaan työntekijöille enemmän aikaa poikkeustilanteiden käsittelyssä ja omien asiantuntijatehtävien teossa. Opinnäytetyön produkti on tuotettu ja esitetty toimeksiantajalle keväällä vuonna 2021. Tuotos on tiedostona PowerPoint muodossa, jota esitettiin koko Aallon palkkaryhmälle. Esitys sai hyvää palautetta ja herätti paljon keskustelua palkanlaskentatehtävien automaatiosta. Palkkaryhmän tavoitteena on aloittaa työtehtävien automatisointiprosessia syksyllä 2021