Arvoketjujen digitalisaatio : hankintojen johtaminen digitaalisten työkalujen avulla

Hankintatoimi on jo pitkään tunnistettu tärkeäksi osaksi yritysten liiketoimintaa ja kannattavuutta. Viimeisen kahdenkymmenen vuoden aikana digitaalisen kehityksen myötä, myös hankintatoimeen on tullut uusia digitaalisia työkaluja ja toimintatapoja, joita yritykset pyrkivät käyttämään saadakseen useita eri hyötyjä. Tässä tutkimuksessa pyritään kartoittamaan tämän hetkisen digitaalisen kehityksen tilaa, havaittuja hyötyjä, hyväksi koettuja menetelmiä sekä suhtautumista hankinnan digitalisaatioon liittyen. Tavoitteena on saada käsitys siitä, minkälaisiin ratkaisuihin yritykset ovat päätyneet ja mistä syistä. Tutkimus on tärkeä, koska hankintojen digitaalista tilaa, eikä edellä mainittuja tekijöitä ole juurikaan kartoitettu Suomen yrityskentällä, varsinkaan elintarvikealalla toimivien yritysten osalta. Lisäksi tutkimus tuottaa lisätietoa erityisesti tapausyrityksen hankintojen johdolle päätöksenteon tueksi. Tutkimus toteutettiin puolistrukturoituna kyselytutkimuksena kyselylomakkeiden avulla ja kysymykset suunnattiin yritysten hankinnoista vastaaville henkilöille. Kyselylomake sisälsi 17 kysymystä ja tutkimusaineistona toimi 18 yrityksen vastaukset. Kysymykset keskittyivät kolmeen pääteemaan: nykytila, tulevaisuus ja suhtautuminen. Tutkimuksen tekohetkellä yritykset keskittyivät pääsääntöisesti digitalisoimaan hankintaprosessin tilausvaihetta ja keskeisenä työkaluna siinä toimi toiminnanohjausjärjestelmä. Muita keskeisiä digitaalisia työkaluja ja prosesseja olivat toimittajahallinta ja dokumentointi sekä laskutus. Toimittajahallintaan käytettiin joko erillistä dokumentointisovellusta tai toiminnanohjausjärjestelmää. Laskutus oli digitalisoitu pääsääntöisesti erillisen sovelluksen kautta. Tulevaisuudessa kymmenellä yrityksellä on ajatus lähteä kehittämään hankinnan digitaalisia työkaluja. Tavoitteet ja lähtötilanteet ovat kuitenkin hyvin eri tasoisia hankintojen erilaisten nykytilanteiden vuoksi. Suurin osa suunnitelmista kohdistui tilausprosessiin, raportointiin, dokumentointiin ja kilpailutukseen. Tulevaisuuden ratkaisuilla pyritään useassa yrityksessä paikkaamaan tämänhetkisiä pullonkauloja tai puutteita. Suurimpina hyötyinä tulevaisuuden työkaluissa nähtiin tehokkuus esimerkiksi ajankäyttöön liittyen, joka syntyy pääsääntöisesti helpompien ja vähemmän manuaalista työtä vaativien prosessien kautta. Samalla datan uskotaan muuttuvan tarkemmaksi, joka vähentää virheitä ja nopeuttaa esimerkiksi raportointia. Yritykset eivät vielä juurikaan nähneet tulevaisuuden teknologioita ajankohtaisina. Yritykset suhtautuvat digitaaliseen kehitykseen suurelta osin positiivisesti etenkin silloin, jos se hyödyttää myös heidän omaa toimintaansa eikä vain toisen osapuolen. Negatiivisena nähtiin esimerkiksi persoonallisten kontaktien väheneminen sekä yhteistyön hintakeskeisyys. Tulevaisuudessa yritykset selkeästi pyrkivät tehostamaan toimintaansa ja useat yritykset näkevät juuri digitaalisuuden ratkaisuna siihen. Tämän perusteella yritysten kannattaa seurata ja olla mukana digitaalisessa kehityksessä optimoidakseen kilpailukykyisen toimintansa