Perancangan Sistem Informasi Manajemen di UD. TJ Surabaya

UD.TJ adalah usaha dagang yang berperan sebagai distributor dalam bidang penjualan sarung batik dan sprei secara grosir. Sistem bisnis yang diterapkan oleh UD.TJ adalah sistem bisnis B to B (Business to Business) kepada customer dengan pemasaran terbesar di Indonesia bagian tengah dan timur. Selama ini sistem informasi yang digunakan adalah sistem informasi manual yaitu dengan sistem pembukuan untuk mencatat ketika terjadi proses pembelian dan penjualan di buku pembelian dan buku penjualan. Sistem informasi manual yang diterapkan selama ini menimbulkan masalah yang dapat mempengaruhi proses pembelian dan penjualan, yaitu adanya waktu untuk mencari data di buku terlebih dahulu saat proses pembelian dan penjualan yang dirasa kurang efektif dan tidak efisien. Selain itu, sistem pembuatan nota dengan penghitungan manual lewat kalkulator yang biasa dilakukan juga pernah menyebabkan terjadinya kekeliruan saat mencatat jumlah order customer dan menghitung total harga penjualan. Adapun masalah lain di UD.TJ adalah job description yang tidak jelas sehingga sering terjadi overlapping dalam pekerjaan dimana hal ini menyebabkan kinerja tiap staf kurang optimal dan tidak efektif. Untuk menyelesaikan masalah-masalah di UD.TJ, maka perlu ditetapkan tujuan penelitian yang akan dilakukan. Adapun tujuan penelitian yang telah ditetapkan adalah mengidentifikasi sistem informasi manual yang diterapkan untuk proses bisnis di UD.TJ, melakukan analisis terhadap sistem dan prosedur yang ada pada sistem informasi manual, memperbaiki sistem informasi manual dengan merancang suatu sistem informasi yang terkomputerisasi yang lebih efektif dan efisien, dan memperbaiki sistem informasi manajemen berupa restrukturisasi organisasi. Adapun metode yang digunakan untuk mewujudkan tujuan penelitian adalah dengan metode desain sistem dan analisis System Development Life Cycle dengan tahapan yang terdiri dari 7 tahap, yaitu plan, analysis, design, develop, test, implement, dan maintain. Tahap awal yang dilakukan adalah tahap plan dan analysis. Dari kedua tahap ini pertama akan dijelaskan hal-hal apa saja yang perlu dipersiapkan untuk diketahui, yaitu mengenai value chain proses bisnis di UD.TJ dan sistem dan prosedur awal proses pembelian, penjualan, retur pembelian dan penjualan, serta research and development, dan dokumen-dokumen yang terkait. Selanjutnya dilakukan analisis tentang kekurangan-kekurangan dari tahap plan, yaitu masih menggunakan sistem informasi manual dan job description yang tidak jelas. Selanjutnya sistem dan prosedur awal proses pembelian dan penjualan yang telah dianalisis dapat digambarkan melalui DFD (Data Flow Diagram). Selanjutnya dilakukan tahap design, develop, test, implement dan maintain dari tahapan SDLC. Dari tahap design, pertama akan dijelaskan lagi tentang sistem informasi manual yang telah diterapkan sehingga dapat dipersiapkan hal-hal yang penting untuk tahap desain. Setelah itu, akan dirancang desain tabel dan form yang dibutuhkan untuk merancang sistem informasi yang terkomputerisasi menggunakan Ms.Access Setelah itu, akan dilakukan tahap develop berupa pembuatan program untuk keseluruhan sistem informasi terkomputerisasi dengan Borland Delphi versi 7 dan pembuatan job description usulan serta sistem dan prosedur usulan dari proses pembelian, penjualan, serta research and development. Dari tahap develop, akan dilakukan test untuk menguji sistem informasi terkomputerisasi yang telah dirancang dan akan dilanjutkan tahap implement dengan job description serta sistem dan prosedur usulan. Pada tahap implement akan didahului dengan proses uji coba untuk staf UD. TJ yang ke depannya akan ada proses transisi. Tahap terakhir yang akan dilakukan adalah tahap maintain untuk menjaga kelancaran berlangsungnya sistem informasi terkomputerisasi yang akan diterapkan