Yhteistyön ja viestintäkanavien merkitys virtuaalitiimien toiminnassa : yrityksen X liiketoiminta-alueiden välisen yhteistyön kehittäminen

Virtuaalitiimien yleistyessä, tulee yrityksissä kiinnittää entistä enemmän huomiota siihen, miten yhteistyötä tehdään tiimeissä ja miten tietoa ja osaamista jaetaan niin tiimin jäsenten kesken kuin myös eri tiimien välillä. Viestintäkanavien valinta ja niiden käytön suunnittelu ovat tärkeässä roolissa yhteistyön onnistumiseksi ja tiimeille asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Digitaalisten viestintäkanavien avulla virtuaalitiimit pystyvät jakamaan osaamista ja tehostamaan yhteistyön tekemistä, kun tietoa pystytään käsittelemään monipuolisesti tiimin jäsenten kesken. Kansainväliselle rahoitusalan yritykselle toimeksiantona tehdyn opinnäytetyön tavoitteena oli löytää ideoita yrityksen Turun toimipaikkojen eri liiketoiminta-alueiden välisen yhteistyön kehittämiseen. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena ja tutkimusmateriaali kerättiin lyhyellä kyselyllä nykytila-analyysin tekemistä ajatellen sekä järjestämällä virtuaalinen työpaja toimeksiantajayrityksen työntekijöille. Työpaja järjestettiin koronaviruspandemiasta johtuen Microsoft Teamsin kautta ja siihen osallistui kahdeksan yrityksen työntekijää siten, että toimeksiantajan kaikki neljä eri liiketoiminta-aluetta olivat edustettuina. Työpaja toteutettiin aivoriihityyppisenä työskentelynä Nominal Group Technique menetelmää käyttäen. Kirjallisuuden perusteella virtuaalitiimeissä tiimin jäsenten keskinäinen luottamus on merkittävässä roolissa siinä, että tietoa jaetaan ja tiimit saavuttavat heille asetetut tavoitteet. Myös verkostoituminen, yhteiset pelisäännöt ja tavoitteet, tiimin jäsenten eri vahvuuksien hyödyntäminen työskentelyssä sekä tehokas johtaminen tuottavat hyviä tuloksia virtuaalitiimien toiminnassa. Virtuaalitiimit kohtaavat yhteistyössä myös haasteita, joita muodostavat esimerkiksi kulttuuriset eroavaisuudet, konfliktitilanteet, kasvokkain tapahtuvien kohtaamisten puute sekä tiimin jäsenten eristäytymisen tunteet muusta tiimistä. Digitaaliset viestintäkanavat ja niiden suunnitelmallinen käyttö ovat tärkeä osa virtuaalitiimien yhteistyön onnistumista ja tiimien menestystä. Tehokkaan viestintäkanavien suunnittelun avulla virtuaalitiimi pystyy vahvistamaan toimintaansa ja vastaamaan haasteisiin, joita se kohtaa. Tutkimuksen tuloksena saatiin aikaan useita ideoita liiketoiminta-alueiden välisen yhteistyön kehittämiseksi toimeksiantajayrityksen Turun toimipaikoissa. Ideat olivat kerättävissä neljän eri teeman alle. Nämä teemat olivat viestintäkanavat, verkostoituminen, motivaatio ja yhteistyön tekemiseen osallistujat sekä erilaiset haasteet. Tulokset esiteltiin toimeksiantajalle ja tulosten pohjalta yrityksessä on mahdollista lähteä kehittämään liiketoiminta-aluerajat ylittävää yhteistyötä. Työpajaan osallistuneiden mielestä yhteistyön tekeminen on erittäin tärkeä asia ja myös kirjallisuuden perusteella yhteistyö on yksi tulevaisuuden tärkeimmistä kilpailukykyä edistävistä tekijöistä yrityksiss