An Information System in Use: Beyond IT Acceptance

Organizations invest in information technology expecting positive outcomes, but to produce the intended results employees must use the technology. This study applies Adaptive Structuration Theory and Social Construction of Technology frameworks to expand research on the relationship among organizational users and mandatory IT artifacts beyond the initial process of acceptance, which currently constitutes the main paradigm in the IS field. A case study analyzes the mandatory use of an academic portal by lecturers and all the changes that users promote to the artifact and the tasks they perform while using it. Our findings show that, if the environment provides flexibility for it, participants refute, adapt, replace and complement the artifact that was adopted by the organization, while they appropriate it, in order to improve their efficiency in achieving organizational goals or their own. Although this study was carried out in a single university in Brazil, we believe that its findings can help expand the discussion of adoption and acceptance of IT in any other context in Latin America and elsewhere far beyond what was possible based on the models we have been using so far. Las empresas invierten en sistemas de información con la expectativa de obtener un resultado positivo, pero para que eso suceda, los empleados deben utilizar la tecnología. Este estudio aplica la Teoría de la Estructuración Adaptativa y la Construcción Social de la Tecnología para ampliar la comprensión de la relación entre los usuarios organizacionales y los artefactos de TI de uso obligatorio, además del proceso de aceptación inicial, que constituye el paradigma actual en SI. Un estudio de caso analiza el uso obligatorio de un portal académico por parte de los profesores y todos los cambios que los usuarios realizan en el artefacto y las tareas que realizan en él. Nuestros resultados muestran que el entorno brinda flexibilidad para que los usuarios refuten, adapten, reemplacen y / o complementen el artefacto que fue adoptado por la organización, apropiándose de él, con el fin de incrementar su eficiencia en el logro de las metas organizacionales o las propias. Aunque este estudio se realizó en una sola universidad en Brasil, creemos que sus hallazgos pueden expandir la discusión sobre la adopción y aceptación de TI en cualquier contexto latinoamericano y en otros lugares mucho más allá de lo que fue posible según los modelos que tenemos utilizado en el área de SI a lo largo del tiempo. Empresas investem em sistemas de informação na expectativa de obterem resultado positivo, mas para que isso ocorra, os funcionários precisam utilizar a tecnologia. Este estudo aplica a Teoria da Estruturação Adaptativa e Construção Social da Tecnologia para ampliar o entendimento sobre o relacionamento entre usuários organizacionais e artefatos de TI de uso obrigatório, para além do processo inicial de aceitação, que constitui o paradigma vigente em SI. Um caso de estudo analisa o uso obrigatório de um portal acadêmico por professores e todas as mudanças que os usuários promovem ao artefato e às tarefas que realizam nele. Nossos resultados mostram que o ambiente proporciona flexibilidade para que os usuários refutem, adaptem, substituam e/ou complementem o artefato que foi adotado pela organização, ao se apropriarem dele, de modo a aumentar a sua eficiência em atingir os objetivos organizacionais ou os seus próprios. Embora este estudo tenha sido realizado em uma única universidade do Brasil, acreditamos que os seus achados possam expandir a discussão da adoção e aceitação de TI em qualquer contexto latino americano e em outras partes para muito além do que era possível com base nos modelos que temos utilizado na área de SI