Mandatory Technology in Use: a Study of Users’ Appropriation Practices

This paper analyzes users’ practices when they deal with mandatory IT artifacts, many times adjusting them to their own interests. The case study investigates the pattern of adaptations implemented by lecturers (the users) while using an academic portal (the IT artifact) in a university (the mandatory organizational setting). This object was chosen, because different interpretations of the artifact’s flexible features allow for the existence of several distinctive patterns of use and adaptation behaviors among system users that were identified and analyzed. As a result, we depict a set of moves by means of which users either complied with the system ‘as-is’, refuted parts of it while adhering to others, adapted it, replaced components or complemented it, becoming co-developers of their own ‘systems in use’. The study was carried out in Brazil and results may reflect the local culture of challenging what is imposed and trying to shift things according to one’s own understanding of what is right, but we believe the generated model could help understanding also what happens in organizations in other Latin American countries and around the world, at least in situations where users are more empowered or more proactive, regardless of the reasons for such behaviors. Este artículo analiza las prácticas de los usuarios para hacer frente a un artefacto informático que les fue impuesto, ajustándolo a sus propios intereses, incluso en situaciones de uso obligatorio. El estudio de caso investiga el patrón de adaptaciones implementadas por los docentes (usuarios) al utilizar un portal académico (el artefacto de TI) en una universidad (el entorno organizacional en el que se da la obligación de uso). Este objeto de estudio (un sistema universitario) fue elegido porque diferentes interpretaciones de las funcionalidades flexibles del artefacto permiten la ocurrencia de diferentes patrones de uso y comportamientos de adaptación entre los usuarios del sistema, los cuales fueron identificados y analizados. Como resultado, se evidenció un conjunto de movimientos por los cuales los usuarios se ajustan al sistema, según lo propuesto por sus desarrolladores, rechazan partes del sistema mientras aceptan otras, adaptan el sistema, reemplazan o complementan sus componentes y se vuelven codesarrolladores de sus sistemas en uso . El estudio se realizó en Brasil y los resultados pueden reflejar de manera más adecuada aspectos de la cultura local, que desafían lo que se impone y llevan a los individuos a, siempre que sea posible, tratar de ajustar su entorno a lo que consideran correcto. Pero creemos que el modelo generado puede ser útil para entender qué sucede en organizaciones de otros países de América Latina y del mundo, al menos en situaciones en las que los usuarios se sienten empoderados o son más proactivos, independientemente de lo que los impulse a desarrollar estos comportamientos. Este artigo analisa as práticas dos usuários para lidar com um artefato de TI que lhes foi imposto, ajustando-o aos seus próprios interesses, mesmo em situação de uso obrigatório. O caso de estudo investiga o padrão de adaptações implementado pelos professores (os usuários) ao utilizarem um portal acadêmico (o artefato de TI) em uma universidade (o ambiente organizacional em que se dá a obrigação de uso). Este objeto de estudo (um sistema universitário) foi escolhido porque diferentes interpretações das funcionalidades flexíveis do artefato permitem a ocorrência de distintos padrões de uso e comportamentos de adaptação entre os usuários do sistema, os quais foram identificados e analisados. Como resultado, foi evidenciado um conjunto de movimentos pelos quais os usuários se ajustam ao sistema, da forma como proposto por seus desenvolvedores, rejeitam partes do sistema ao passo que aceitam outras, adaptam o sistema, substituindo ou complementando seus componentes e se transformando em co-desenvolvedores de seus “sistemas em uso”. O estudo foi realizado no Brasil e os resultados podem refletir mais adequadamente aspectos da cultura local, que desafiam o que é imposto e levam os indivíduos a, sempre que possível, procuram ajustar o entorno ao que consideram ser certo. Mas acreditamos que o modelo Gerado possa ser útil para compreender o que ocorre em organizações em outros países da América Latina e ao redor do mundo, ao menos em situações em que os usuários se sintam empoderados ou sejam mais proativos, independentemente de o que os leve a desenvolver esses comportamentos