Creation of standardized dynamics and procedures to increase the involvement of direct employees in the process of continuous improvement

Dissertação de mestrado integrado em Engenharia e Gestão IndustrialO presente projeto de dissertação foi realizado no âmbito de conclusão do Mestrado Integrado em Engenharia e Gestão Industrial. O estudo foi desenvolvido no departamento Bosch Production System (BPS) na Bosch Car Multimedia Portugal, SA, tendo como objetivo a criação de dinâmicas e procedimentos normalizados para o aumento do envolvimento dos colaboradores diretos no processo de melhoria contínua. Sendo medido pela subida para o nível 3 de maturidade na auditoria BPS. A concretização destes objetivos foi possível através da aplicação de ferramentas e princípios BPS, fundamentados na filosofia Lean. A metodologia de investigação utilizada, foi a “Investigação-Ação”, que se iniciou com o diagnóstico do estado atual, investigando-se o problema, isto é, a falta de aproveitamento das capacidades dos colaboradores para a melhoria contínua, refletindo-se na pouca contribuição com sugestões de melhoria. Apurou-se que as causas estavam associadas tanto ao procedimento do programa de sugestões, como à falta de dinâmicas de envolvimento dos colaboradores. Assim, a etapa de melhorias dividiu-se em duas fases. Na primeira fase, redefiniu-se o procedimento e regulamento do programa de sugestões, criaram-se reports de indicadores do programa e implementaram-se atividades de dinamização e divulgação do mesmo. Assim, foi possível ter um processo definido, transparente, assegurando o suporte dado aos colaboradores, através da abordagem “go to gemba”. Reduziu-se o tempo de encaminhamento das sugestões em 57%. Na segunda fase, desenvolveu-se e implementou-se uma sistemática de envolvimento dos colaboradores diretos na resolução de problemas, denominada iCIP (involvement in continuous improvement process). A sistemática mostrou ser eficaz, uma vez que, o problema estudado foi eliminado na totalidade. Assim, foi possível diminuir o indicador de rejeição do posto em cerca de 12%. Implementadas as ações de melhoria, elaborou-se um questionário de satisfação às entidades envolvidas, sendo que se mostraram satisfeitas com as alterações realizadas. Registou-se ainda um aumento de 84% no rácio de sugestões por colaboradores, e um aumento de 83% na participação dos colaboradores. Na auditoria realizada em Janeiro de 2021, verificou-se a subida para o nível 3 de maturidade no elemento Shop floor Associate Involvement.This dissertation project was carried out within the scope of the conclusion of the Master in Engineering and Industrial Management. The study was developed in the Bosch Production System (BPS) department at Bosch Car Multimedia Portugal, SA, with the objective of creating standard dynamics and procedures to increase the involvement of direct employees in the continuous improvement process. Being measured by the rise to level three of maturity in the BPS audit. The achievement of these objectives was possible through the application of BPS tools and principles, based on the Lean philosophy. The research methodology used was “Action-Research”, which started with the diagnosis of the current state, investigating the problem, that is, the lack of use of the employees’ capacities for continuous improvement, reflected in the little contribution with suggestions for improvement. It was found that the causes were associated with both, the procedure of the suggestion program and the lack of dynamics of employee involvement. Thus, the improvement stage was divided into two phases. In the first phase, the procedure and regulation of the suggestion program were redefined, reports of program indicators were created and activities to promote and disseminate it were implemented. Thus, it was possible to have a defined, transparent process, ensuring the support given to employees, through the “go to gemba” approach. The time taken to forward suggestions was reduced by 57%. In the second phase, a system for involving direct employees in problem solving, called iCIP (involvement in continuous improvement process), was developed and implemented. The system proved to be effective, since the problem studied was eliminated in its entirety. Thus, it was possible to decrease the workstation rejection indicator by 12%. After the improvement actions were implemented, a satisfaction questionnaire was prepared for the entities involved, and they were satisfied with the changes made. There was also an increase of 84% in the ratio of suggestions by employees, and an increase of 83% in employee participation. In the audit carried out in January 2021, there was a rise to level 3 of maturity in the element Shop floor Associate Involvement