Self-Service Business Intelligence, organizational change, employee role change, casual users, power users : A qualitative study of Self-Service Business Intelligence, consequences for organizational structure and the role of employees in the introduction of SSBI tools within the organization

Denna uppsats syftar till att undersöka hur ett införande av Self-Service Business Intelligence och SSBI-verktyg kan påverka organisationsstruktur samt anställdas roll inom organisationen. Self-Service Business Intelligence kan definieras som ett verktyg som möjliggör decentralisering av Business Intelligence vilket innebär att BI-användaren i en verksamhet kan utföra diverse uppgifter på egen hand utan att vara beroende av IT-avdelningen (Sarkar 2017). För att konkretisera arbetet undersöks fyra organisationer. Fem intervjuer som bestod av fyra semistrukturerade intervjuer och en strukturerad intervju genomfördes för att erhålla kunskap om hur dessa företag använder Self-Service Business Intelligence i praktiken. Därtill erhålls kunskap om innebörden för organisationen och dess anställda när verktyget tillgängliggjordes. I studien har bland annat TOE-ramverk använts för att analysera vilka faktorer som har en betydelse vid införande av en ny teknologi. Teorin om Organisatorisk IT mognadsnivå (OITM) användes för att analysera organisationens beredskap för att skapa värde ur informationsteknologi. Andra teorier om olika roller av BI-användare, utbildning och organisationsförändring användes för att få en djupare inblick kring de faktorer som påverkar organisationsstrukturen och anställdas roller. Resultatet av studien visade att de anställdas roller och organisationsstrukturen påverkades av Self-Service Business Intelligence i olika grader. Det noterades en tydlig indelning av användarroller, avancerade BI-användare och vanliga BI-användare, inom samtliga organisationer. Konkreta förändringar inom organisationerna var bättre beslutfattningsprocess, avlastning hos IT-avdelningen och effektivare arbetsflöde. Bland de organisationer där Self-Service Business Intelligence har fått stor spridning noterades det en större påverkan på organisationsstruktur och anställdas roller medan de organisationerna med en mindre spridning av verktyget hade en mindre inverkan på deras verksamhet. Detta förutsätter dock att organisationerna utbildar sina anställda genom ett strukturellt träningsprogram och motiverar syftet med Self-Service Business Intelligence för en större spridning av verktyget och således en större inverkan på organisationen och de anställdas roller.In this essay we have chosen to investigate how an implementation of Self-Service Business Intelligence can affect organizational change and the role of users within the organization. Self-Service BI is a tool that enables decentralization of BI which means that the user in a business can perform various tasks themselves without being dependent on the IT department. To concretize the work, we have chosen to examine four companies. The survey was conducted via five interviews (four semi-structured and one structured interviews) to gather insight on how these companies use Self-Service Business Intelligence and the result for their organization and employees when the tool was applied in the organization. In the study, TOE-framework has been used to analyze which factors play a role in the implementation of a new technology. The theory of Organizational IT maturity (OITM) was used to analyze the organizations and its employees' different attitudes towards IT while other theories of different roles of users, training and organizational change were used to gain a deeper insight into the factors that affect organizational structure, employee roles and factors which causes the changes. The results of the study showed that the roles of the employees and the organizational structure were affected by Self-Service Business Intelligence to varying degrees. There was a clear division of user roles, power users and casual users, within all organizations. Concrete changes in the organizations were better decision-making processes, relieves in the IT department and more efficient workflow. Among the organizations where Self-Service Business Intelligence has become widespread, a greater impact on organizational structure and employee roles has been noted, while it has been noted that those organizations with a smaller spread of the tool have seen a smaller impact on their operations. However, this presupposes that the organizations train their employees through a structural training program and justifies the purpose of Self-Service Business Intelligence for a greater spread of the tool and thus a greater impact on the organization and the employees' roles