Henkilökunnan prosessipoikkeamien kirjausaktiivisuus kliinisessä laboratoriossa

Toimivat prosessit ovat kliinisen laboratorion toiminnan kannalta hyvin tärkeitä. Toimivalla ja sujuvalla laboratoriotutkimusprosessilla voidaan varmistaa laadukas ja potilasturvallinen toiminta. Poikkeamat prosessissa vaikuttavat heikentävästi potilasturvallisuuteen sekä työn laatuun ja tuottavuuteen. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää organisaatio X:n laboratorioiden henkilökunnan prosessipoikkeamien kirjausaktiivisuutta ja siihen vaikuttavia tekijöitä. Tavoitteena oli tuottaa uutta tietoa kirjausaktiivisuuden kehittämiseksi sekä tunnistaa ne tekijät, jotka vaikuttavat henkilökunnan prosessipoikkeamien kirjauksiin. Kirjausten ja raportoinnin tavoitteena on saada esille kattavasti yksikön toiminnassa tapahtuneet poikkeamat, niin että vastaavien tapahtumien toistuminen voidaan estää jo ennen niiden syntymistä. Ennalta ehkäisemällä poikkeamat, saadaan laboratoriotutkimusprosessit sujuvammiksi, jolloin työn tehokkuus, laatu ja potilasturvallisuus parantuvat. Opinnäytetyö vastasi seuraaviin tutkimuskysymyksiin: mikä on laboratoriohenkilökunnan prosessipoikkeamien kirjausaktiivisuus viimeisen 12 kuukauden ajalta? Minkälaisena henkilökunta kokee nykyisen prosessipoikkeamakirjausprosessin, ja minkä tekijöiden koetaan edistävän tai estävän kirjausaktiivisuutta? Opinnäytetyö toteutettiin tutkimuksellisena opinnäytetyönä käyttäen hyväksi sekä laadullisen, että määrällisen tutkimuksen menetelmiä. Aineistonkeruuta varten laadittiin kyselylomake keräämällä tutkimustietoa aiemmista tutkimuksista liittyen henkilökunnan ilmoitusaktiivisuuteen ja siihen vaikuttaviin tekijöihin. Aineisto kerättiin lokakuussa 2020 sähköisenä kyselynä organisaatio X:n laboratoriohenkilökunnalta (n=280). Vastauksia saatiin 71 kpl, vastausprosentin ollessa 25 %. Aineiston perusteella organisaatio X:n henkilökunnan prosessipoikkeamien kirjausaktiivisuus kyselyyn vastaajien keskuudessa oli 73 %. Kirjausaktiivisuuteen heikentävästi vaikutti erityisesti ammattiryhmä, työsuhde, perehdytys ja kokemukset kirjausten hyödyttömyydestä. Prosessipoikkeamien kirjausta edistäviä tekijöitä koettiin olevan erityisesti kirjaamisen helppous ja nopeus (raportointi), kokemukset raportoinnin tärkeydestä, hyödystä ja tarpeesta (asenteet), sekä se, että kirjausten avulla voidaan kehittää nykyistä prosessipoikkeamaprosessia, estää poikkeamien uusiutumista ja puuttua toistuviin poikkeamiin (oppiminen). Aineiston perusteella kirjausaktiivisuuteen estävästi vaikuttavia tekijöitä oli erityisesti kiire, unohtaminen, liikaa työtä (resurssit), kirjaamisen epäselvyys, perehdytyksen puute ja itse kirjausprosessi (perehdytys). Muita vaikuttavia tekijöitä oli raportoinnin tekniseen suorittamiseen (käyttökokemus) vaikuttavat tekijät, kuten puutteellinen lomake ja sen löytämisen vaikeus. Tässä opinnäytetyössä kerätyn aineiston perusteella voidaan suositella, että kirjausaktiivisuutta voidaan kehittää lisäämällä henkilökunnan perehdytystä, tekemällä prosessipoikkeamien kirjausprosessista tärkeämpi osa päivittäistä rutiinia ja isommaksi osaksi laboratorioprosessia, sekä lisäämällä poikkeamien käsittelyä ja osallistuttamalla henkilökuntaa osaksi laboratorioprosessin kehittämistä. Tämän opinnäytetyön tuloksia voidaan käyttää hyväksi myös muissa projekteissa, joissa pyritään kehittämään henkilökunnan kirjausaktiivisuutta