You’ve got m@il : a study concerning the relationship between electronic post and effective communication in an organization with a high intensity of Information-technology

Användningen av elektroniska kommunikationsmedel ökar ständigt och många organisationer byggersin verksamhet på ett starkt informationsberoende. Verksamheterna har blivit allt mer informationsbaserade och informationsteknologin är en oumbärlig del för organisationers infrastrukturer. Därför är utgångspunkten för denna studie att utveckla ny kunskap om hur individer uppfattar effektiv kommunikation i en IT-intensiv organisation. Arbetet undersöker även aspekter som medverkar eller motverkar den upplevda effektiviteten vid användandet av e-post i IT-intensiva organisationer och hur e-post kombineras med andra kommunikationsverktyg för att uppnå önskad effektivitet. Den empiriska grunden till studien är en organisation, där tio kvalitativa intervjuer gjorts. Studien har hermeneutisk inriktning eftersom den bygger på informanternas tolkningar, uppfattningar och åsikter. Arbetet undersöker empirisk data, intervjuer, vilket har mynnat ut i ett resultat, vilket är ett induktivt förhållningssätt. Vid intervjutillfällena har gruppmedlemmarnas intention varit att få så mycket information som möjligt, om organisationen och deras arbetssätt med elektroniska kommunikationsmedel för att sedan behandla det mest relevanta. Studiens resultat påvisar att e-post är ett väsentligt arbetsredskap och ett villkor för effektiv kommunikation i en IT-intensiv organisation. E-post kan ses som en del av en stor verktygslåda där olika verktyg kompletterar varandra. Det är medarbetaren själv som väljer vilket verktyg som är mest lämpat i olika situationer. Resultatet visar även att informations- och uppgiftsmängden ständigt ökar med den elektroniska kommunikationen. Vilket leder till tyngre arbetsbörda och stress för medarbetarna.The use of electronic communication devices is ever increasing and now many organizations are dependent on information technology, which is now an indispensable part of organizations infrastructures. The point of this study is to develop new knowledge about how individuals perceive efficient communication in an organization that is dependent on information-technology. This study also examines aspects that contribute to, or counteract, the experienced efficiency in the use of e-mail in organizations with a high dependence on Information-technology and how e-mail is combined with other communication tools to obtain desirable efficiency. The empirical foundation to this study is derived from an organisation’s study where ten qualitative interviews took place. This study has a hermeneutic alignment because it is based on an interviewee’s interpretation, perceptions and opinions. This study scrutinises empirical data and interviews that have led to results that are inductive in stance. During the interviews, our main concerns have been to assimilate as much information as possible concerning the organisation and their way of working with electronic communication tools with the intentions of eventually unveiling the most relevant facts. The result of this study establishes that e-mail is an essential tool for the work place and that it is a condition for efficient communication in an organization with a high reliance on information-technology. E-mail can be seen as a tool in a large toolbox in which the different tools complement each other. It is the co-workers themselves who choose which tool is most suitable for different situations. The result shows, too, that the quantity of information and tasks is constantly rising with the use of electronic communication. This, in turn, leads to a heavier workload and subsequently greater stress for the co-workers