Proposition for communication plan in the construction industry

Kommunikation innebär överföring från sändare till mottagare och kan vara en väldigt komplex process då mottagaren kan tolka informationen både rätt och fel. När mängden information blir så pass stor så den inte längre blir hanterbar leder det till informationsöverflöd hos mottagaren. Svensk Byggtjänst anordnadeen temadag för byggbranschen där ämnet kommunikation togs upp. VD:n för Svensk Byggtjänst, Erik Hellqvist, slutsats var att det går att spara omkring 4,5 miljard kronor på förbättrad kommunikation inom byggbranschen. Syftet med rapporten är att ge förslag till en kommunikationsplan med mål att i slutändan kunna minska kostnader och leda till tidsbesparingar. Rapporten bygger på undersökningar och studier om hur de anställda upplever kommunikationen i praktiken mot hur det själva föredrar att kommunicera med varandra. Studien visar bland annat att 100 % av yrkesarbetarna föredrar att kommunicera person till person och att arbetsledningen anser att 25 % av de mailen de får in under en arbetsvecka är överflödiga. En slutsats efter att ha genomfört undersökningar och enkäter är att ungefär 90 % föredrar att kommunicera person till person. Det finns även en del anställda som känner att de saknar tillgång till kommunikationsmedel som hade underlättat i arbetet, så som en ipad eller en arbetstelefon. Det förekommer även informationsöverflöd via mail ute på byggarbetsplatser, arbetsledningen upplever att de hade klarat sig utan 25 % av de inkomna mailen i dagsläget. En slutsats efter att ha deltagit i möten på byggarbetsplatsen är att de ofta är väldigt tidsineffektiva och lite oorganiserade, då det 10 gånger av 11 saknas dagordning. Slutsatserna och resultaten från enkäter och undersökningar leder vidare till ett förslag till en kommunikationsplan.Communication means conduction from a transmitter to a receiver and can be a very complex process where the recipient may interpret the information both correctly and incorrectly. When the amount of information reaches a level that is unmanageable it leads to an information overload in the receiver. Svensk Byggtjänst arranged a theme day for the construction industry where the subject of communication was discussed. The CEO for Svensk Byggtjänst, Erik Hellqvist, conclusion was that it is possible to save around 4,5 billion Swedish crones in improved communication within the construction industry. The purpose of the report is to propose a communication plan with the goal to ultimately reduce costs and time. The report is based on examinations and studies on how the employees are experiencing the communication in practice versus how they would prefer to communicate with each other. The study shows, among other things, that 100 % of the workers prefer to communicate man‐to‐man and that the staff management believes that 25 % of the e-mails they receive during a workweek is redundant. A conclusion to the surveys and questionnaire is that roughly 90 % prefer to speak man-to-man. There are also a significant part of the employees that feels they lack certain means of communication, such as ipad and mobile phone. There is also information overload through email on the construction site. The staff management feel that they had managed without 25% of the incoming e-mails in the current situation. An other conclusion after participating in meetings on the construction site is that’s its often time inefficient and unorganized due too the lack of agendas in 10 out of 11 meeting. Conclusions and the results from the surveys and questionnaires leads to a proposed communications plan