Use of Health-Record Abstracting to Document Pharmaceutical Care Activities

ABSTRACT Objectives: The purpose of this study was to develop a system of pharmacy documentation and information retrieval that would avoid duplication of information and result in accurate workload measurements. This pilot project assessed the resources needed to implement the system throughout the Royal Columbian Hospital, New Westminster, British Columbia.Methods: Two pharmacists, working in the Coronary Care Unit, documented drug-related problems directly in the patient health-care record and coded each note with the following information: a number representing the pharmacist, the ward where the note was written, and the type of drug-related problem. The Health Records Department, upon abstracting the health-care record, retrieved and reported this information. Duplicate records were kept in the Pharmacy Department for audit purposes.Results: Reports generated by the Health Records Department included the number and types of notes written, classified by both patient and pharmacist. The information reported by the Health Records Department was more accurate than the information reported by the Pharmacy Department. It was calculated that the future cost of implementing this system throughout the entire institution would be 0.08 full-time equivalents.Conclusions: This project demonstrated that when pharmacists document drug-related problems directly into the patient health-care record, the information can be accurately retrieved and reported by the Health Records Department.RÉSUMÉ Objectifs : Le but de cette étude était de mettre sur pied un système de recherche documentaire et d’information pharmaceutiques qui éliminerait la duplication de l’information et permettrait de mesurer précisément la charge de travail. Ce projet pilote a évalué les ressources nécessaires à la mise en oeuvre de ce système à la grandeur du Royal Columbian Hospital, à New Westminster, en Colombie-Britannique.Méthode : Deux pharmaciens travaillant à l’Unité de soins coronariens ont documenté les problèmes pharmacothérapeutiques directement dans le dossier médical des patients et ont assigné un code à chaque note portée au dossier avec l’information suivante : un numéro représentant le pharmacien, le service où la note a été rédigée, et le type de problème pharmacothérapeutique. Le Service des dossiers médicaux, après avoir dépouillé les dossiers, a récupéré l’information puis en a rédigé un rapport. Des doubles ont été conservés au Service de pharmacie aux fins de vérification.Résultats : Les rapports rédigés par le Service des dossiers médicaux comprenaient le numbre et le type de notes classées à la fois par patient et par pharmacien. L’information présentée par le Service des dossiers médicaux était plus précise que celle consignée par le Service de pharmacie. On a calculé qu’il en coûterait 0,08 équivalent temps plein pour mettre en oeuvre ce système à la grandeur de l’établissement.Conclusions : Ce projet a montré que lorsque les pharmaciens documentaient les problèmes pharmacothérapeutiques directement dans le dossier médical du patient, le Service des dossiers médicaux pouvait de façon précise en extraire l’information et en rédiger un rapport