Projektiraportoinnin kehittäminen

Rakennusteollisuudessa toimitukset työmaalle ovat usein projekteja. Laajoissa toimituksissa suunnittelu, tuotanto ja asennus ovat toimittajan hallinnassa. Tehokas projektien johtaminen vaatii yhteiset työkalut projektin kaikkien osa-alueiden etenemisen seurantaan ja ohjaukseen. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää projektiraportoinnin tarpeet ja suunnitella toimivat raportointityökalujen prototyypit. Projektiraportoinnin tarpeita selvitettiin ensin haastattelututkimuksella. Siinä haastateltiin projektiryhmän vastuuhenkilöitä ja kartoitettiin kuka raportoi kenelle, mitä raportin tulisi sisältää, mistä tarvittavat tiedot saadaan ja miten usein raportointi tulisi tehdä. Tuloksien perusteella suunniteltiin osaprojektien raporttien prototyypit, joita testattiin ja kehitettiin työpajoissa loppukäyttäjien kanssa. Kehitystyö tehtiin käyttäjäkeskeisen suunnittelun keinoin ja raportit muokkautuivat vähitellen käyttäjien haluamaan muotoon. Osaprojektien raporteista tiedot siirrettiin koko projektin raporttiin. Raportti on projektin seurannan tulos. Seurantaa ei voi tehdä ilman riittävän tarkkoja suunnitelmia projektin kaikkien osa-alueiden etenemisestä. Raporttien prototyypeistä muodostuikin suunnittelun ja seurannan työkaluja, joiden lopputuloksena saatiin raportti projektin tilanteesta, aikataulusta ja kustannuksista. Seurannan vaatimat toteumatiedot olivat hajallaan useissa järjestelmissä. Näistä saatuja tietoja täytyi yhdistellä, että saatiin seurannan ja raportoinnin kannalta oleelliset tiedot esiin. Suunnitelmista tai sopimuksesta poikkeamisen havaitseminen on projektin ohjauksen kannalta tärkeää. Ellei poikkeamia havaita, projekti saattaa edetä väärään suuntaan ja synnyttää turhia kustannuksia. Suunnitelmien laatiminen, seuranta ja jatkuva päivittäminen ovat tärkeä osa projektin hallintaa.Deliveries to the building site are often projects. The design, production and installation are under the vendor management. Efficient project management requires common tools for monitoring and controlling the progress of the project. The aim of the thesis was to find out the needs of project reporting and to design working prototypes of reporting tools. The needs of project reporting were investigated by interviewing the people responsible for the projects. The questions were concerned with who is reporting to whom, what is reported, where to get the data and when to report. The first report prototypes were designed according to the interview results. The reports were tested and developed using user-centered design. Finally, the reports were combined to form the project report. The report is a result of monitoring the project. Monitoring cannot be done without accurate plans on the progress of all the sub projects. The results of the development were the prototypes of the tools for planning and monitoring the project that report on the progress, costs and schedule of the project. The data on monitoring the progress were scattered in several systems. The information had to be combined in the reports in order to get the relevant data visible. Detecting deviations from the plans or contract is important in terms of project management. If the deviations are not detected, the project might be proceeding in the wrong direction and generate unnecessary costs. Planning, monitoring and continuous updating of the plans are an important part of project management