Palkanlaskentaprosessin kehittäminen tilitoimistossa

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi suomalainen tilitoimisto, ja kehittämiskohteena oli tilitoimiston palkanlaskentaprosessi. Opinnäytetyön aihe tuli toimeksiantajalta, joten aihe on yritykselle tärkeä ja ajankohtainen. Kehittämistyön tavoitteena oli selvittää toimeksiantajayrityksen palkanlaskentaprosessin nykytila ja löytää mahdollisia kehitysehdotuksia, joiden avulla palkanlaskentaprosessi toimisi tehokkaammin. Tavoitteena oli myös yhdenmukaistaa palkanlaskijoiden toimintatapoja. Teoriaosuudessa käsiteltiin palkanlaskentaa ohjaavaa normistoa ja lakeja, kuten ennakkoperintälakia ja -asetusta. Teoriaosuuteen kuului myös oleellisesti työnantajan velvollisuuksiin liittyvät asiat. Monista työnantajan velvollisuuksista tässä työssä keskityttiin vain palkanmaksuun liittyviin velvollisuuksiin. Tämä opinnäytetyö on kehittämistyö ja sen tutkimusmenetelmänä käytettiin laadullista menetelmää. Empiirinen aineisto kerättiin haastattelemalla tilitoimiston toimistopäällikköä sekä kaikkia viittä palkanlaskijaa. Haastatteluista selvisi, että palkanlaskijoiden nykyiset toimintatavat eroavat toisistaan. Yhtenäistettäviä toimintatapoja oli muun muassa aineiston käsittelyssä ja arkistoinnissa, ohjelmiston käytössä sekä tulosteiden toimittamisessa. Suurimmiksi syiksi eroavaisuuksiin nähtiin asiakaskohtaiset erot, kahdesta eri tilitoimistosta peräisin olevat palkanlaskijat sekä henkilöstön suuri vaihtuvuus viime vuosien aikana. Palkanlaskentaprosessin tehostamiseksi pohdittiin kehitysehdotuksia prosessille sekä palkanlaskijoiden toimintatavoille. Kehitysehdotuksia ovat muun muassa toimeksiantosopimusten päivitys, sähköisyyden lisääminen, toimitusaikojen tiedottaminen asiakkaalle sekä työn yhtäjaksoisuus. Kehittämistyössä palkanlaskennan prosessin nykytilan pohjalta kehitettiin ehdotelma uudeksi prosessikaavioksi.The client of the thesis was a Finnish accounting company. The main development target of the thesis was the payroll calculation process of the accounting company. This topic of the thesis came from the client company, so the topic was important and topical to the company. The main target was to find out the present state of payroll calculation process and figure out some possible development propositions to make the payroll calculation process more efficient. The target was also to standardize the salary secretaries’ working methods. The theoretical background consisted of norms and laws of payroll calculation. The theoretical part discusses essentially the issues concerning the employer’s responsibilities. The thesis concentrated only on the responsibility of salary payment. This thesis was a development thesis and its research method was qualitative. Research material was collected by interviewing the company’s office manager and all five salary secretaries. Secretaries’ current working methods differed from each other. Working methods that need to be standardized was handling and filing the material, use of software and printing of documents. The most common reasons for the different working methods included customer-specific differences, salary secretaries from two different companies and a huge employee turnover. Development propositions were developed to enhance the payroll calculation process and secretaries’ working methods. Propositions include e.g. the update of the commission agreements, increasing the number of electronic documents, informing the customer about dates of delivery and secretaries’ work continuity. The process flowchart was developed from the present state of the payroll calculation process