Tapahtumamarkkinoinnin suunnittelu - Case Talvimarkkinat

Opinnäytetyön aiheena oli markkinoinnin suunnittelu. Työn toimeksiantaja Laurea Events on Laurea-ammattikorkeakoulun Leppävaaran tiloissa toimiva tapahtumatoimisto. Laurea Events tuottaa tapahtumien suunnittelu- ja organisointipalveluita Laurea ammattikorkeakoululle, mutta myös ulkopuolisille toimijoille. Laurea Eventsin suunnitelmissa on tuottaa Talvimarkkinat -nimeä kantava markkinatapahtuma Lasipalatsin aukiolla tammikuussa 2015, yhteistyössä Lasipalatsin Mediakeskuksen kanssa. Tapahtuma suunnitellaan opiskelijavetoisesti. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tehdä markkinointisuunnitelma Talvimarkkina-tapahtumaa varten. Lähtökohtana oli löytää mahdollisimman monipuolisia ja kustannustehokkaita markkinointikanavia, joilla saataisiin paras mahdollinen lopputulos. Mikäli Talvimarkkinat ovat menestys, Laurea Events ja Lasipalatsin Mediakeskus olisivat halukkaita tekemään niistä vuosittaisen tapahtuman. Talvimarkkinat on pilottitapahtuma. Nimensä mukaisesti kyseessä on markkinatapahtuma, jossa kahdestakymmenestä kolmeenkymmeneen myyjää myy elintarvikkeita, käsitöitä ja koriste-esineitä. Lisäksi markkinoille on suunnitteilla erilaisia musiikki- ja teatteri-esityksiä. Loppiaisen alla Helsinkiin saapuu tuhansittain venäläisiä turisteja, joten tapahtuma on suunnattu erityisesti heille. Koska kohderyhmänä ovat venäläiset, pyritään tapahtumakin järjestämään venäläisessä hengessä; esiintymisiä ja juontoa on paitsi suomeksi myös venäjäksi ja myyntikojut valitaan venäläisten mieltymysten mukaan. Ajatuksena on tarjota venäläisille turisteille hieman erikoisempaa nähtävää ja koettavaa. Työn keskeisiä käsitteitä ovat tapahtuman suunnittelu, tapahtumamarkkinointi, markkinointiviestintä ja markkinoinnin suunnittelu. Teoreettisen viitekehyksen jälkeen kuvataan markkinointisuunnitelman laatimisen prosessi, jossa hyödynnettiin laadulliseen tutkimukseen sopivia tutkimusmenetelmiä. Opinnäytetyön menetelmiä olivat haastattelu, sidosryhmäanalyysi, benchmarking, profiilit, aivoriihi ja Business Model Canvas. Tämän jälkeen tuotosta arvioitiin ja arvioiden pohjalta tehtiin johtopäätökset. Markkinointisuunnitelma on opinnäytetyön liitteissä.The topic of the thesis was planning the marketing of an event. This thesis was commissioned by Laurea Events. Laurea Events is an event office operating on the premises of the Leppävaara Unit of Laurea University of Applied Sciences (UAS). Laurea Events produces events for Laurea UAS, but also for external operators. Laurea Events is planning a market event called Winter Market in collaboration with Lasipalatsin Mediakeskus. The event is to be held in January 2015 on the Lasipalatsi square. The students of Laurea are planning and executing the event. The objective of this thesis was to generate a marketing plan for the Winter Market event. The idea was to find versatile and cost-efficient marketing channels, which would give the best possible outcome. In case the Winter Market is a success, Laurea Events and Lasipalatsin Mediakeskus are interested in making it an annual event. Winter Market is a pilot event. As the name suggests, it is a market in which twenty to thirty small businesses or individuals are selling food, crafts and decorative items. In addition to the sales aspect of the market, a variety of musical and theatrical performances have been planned. Thousands of Russians tourists arrive to Helsinki in early January. The main target group of the event are therefore Russian tourists. The entire event is planned with the target group in mind; the performances are in both Finnish and Russian and the booths are chosen with Russian preferences in mind. The aim is to offer something special to see and experience by the tourists. The keywords of the thesis are event planning, event marketing, marketing and marketing planning. The marketing planning process is based on the theoretical framework. During the planning process several methods were used to gather and process information. These methods were interview, stakeholder analysis, benchmarking, customer profiles, brainstorming and Business Model Canvas. In the end the result was evaluated and conclusions were made based on the evaluation. The marketing plan can be found in an appendix of the thesis