Toimistosovellusten vertailu – Microsoft Office 365 ja Google Apps for Business

Tänä päivänä tarjolla on useita toimisto-ohjelmasovelluksia yrityskäyttöön. Yritykset ovat valinnan edessä, niiden on löydettävä markkinoilla olevista sovelluksista juuri niille parhaiten sopiva sovellus. Toimisto-ohjelmat ovat isossa roolissa etenkin tietotekniikka ja toimistoalan yrityksissä. Tiedostojen käyttö sähköisessä ympäristössä on kasvanut ja dokumentteja käsitellään yhä enemmän sähköisesti. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on vertailla kahta yrityskäyttöön suunnattua toimistoohjelmistopakettia: Microsoft Office 365 ja Google Apps for Business. Pääpaino on ohjelmien välisissä eroissa ja käytettävyydessä. Näitä asioita tarkastellaan lähtökohtaisesti yritysten näkökulmasta. Opinnäytetyön tavoitteena on selvittää, puuttuiko ohjelmista jotain tärkeitä ominaisuuksia ja mitkä ovat ohjelmien suurimmat erot. Opinnäytetyön tuloksien avulla on tarkoitus helpottaa yksittäisten henkilöiden ja yritysten valintaa valittaessa yritykselle sopivaa toimisto-ohjelmaa. Opinnäytetyö on laadultaan kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimus. Aineisto kerättiin haastattelun ja vertailun avulla. Haastattelu toteutettiin yksilöhaastatteluna lomakehaastattelun pohjaa apuna käyttäen. Haastatteluun osallistui yrityksen työntekijä, joka käytti päivittäisessä työssään toista vertailussa olevista ohjelmista. Vertailu suoritettiin käytettävyystutkimus vertailuna. Vertailu perustuu omakohtaisiin kokemuksiin ja havaintoihin. Kummastakin toimisto-ohjelmistopaketista otettiin käsittelyyn vastaavat ohjelmat. Aineiston analysointimenetelmänä käytettiin teemoittelua eli tarkoituksena oli nostaa saadusta aineistosta esiin pääteemat. Opinnäytetyöstä saatujen tulosten ja tehtyjen johtopäätösten mukaan Google Apps for Business soveltuu toimisto-ohjelmistoksi lähinnä yrityksille, joilla ei ole ennestään käytössä Microsoft Office -ohjelmistoa. Jos kaikki yrityksen työntekijät käyttävät Googlen sovelluksia, ei tiedostomuotojen kanssa tule ongelmia. Ohjelmisto mahdollistaa melko nopean ja vaivattoman käyttöönoton, vaikka se ei pysty ominaisuuksissa kilpailemaan Microsoft Office 365:n kanssa. Microsoft Office 365 -toimisto-ohjelmisto on tämän päivän yritysten tarpeet ja vaatimukset huomioon ottava ohjelmisto. Ohjelmisto on hyvä valinta yrityksille, joilla on käytössä Office ohjelmisto jo entuudestaan. Yleisesti Microsoft Office -tiedostot ovat paljon käytettyjä, mikä lisää yhteensopivuutta muiden järjestelmien kanssa. Microsoft Office 365 -ohjelmisto sopii näin ollen monille yrityksille toimisto-ohjelmisto sovellukseksi.Comparison of Office Applications - Microsoft Office 365 And Google Apps for Business Today there are many office software applications available for business use. Out of all office software applications that are on the market, companies have to decide which is the best and most adequate for their needs. Office software applications play a big role especially in IT and office businesses. Files to be used in the online environment have grown exponentially, and more and more files are processed electronically. The purpose of this Bachelor’s was to compare two office software applications, which were Microsoft Office 365 and Google Apps for Business. The main focus was in usability and the differences between the office software applications. These issues are considered, in principle, from the perspective of companies. The aim was to find out if there were any important features missing from the applications, and also to find out the biggest differences between the applications. This information was to help people and companies find the best office software applications for them. This thesis is a qualitative research. The research material was gathered by interview and comparison. The interview was conducted in person and on an individual basis using a survey format. The Interviewee was a company employee who used one of the office software applications mentioned for his every day work. The comparison was carried out by comparison research. The comparison was also based on personal experiences and observations. Programs were compared by type. The data was analysed and thematised. According to the data acquired from the thesis, Google Apps for Business is a suitable office software application for businesses that do not use Microsoft Office software. Another benefit is that if all employees use Google’s applications there will be no problems with file formats. The software allows for a quick and easy deployment. However, the application is not able to compete with the versatility of Microsoft 365. Microsoft 365 is an office software application that answers today’s business requirements. Microsoft Office 365 is suitable as an office software application for businesses that use Microsoft Office software, and Microsoft Office files are widely used, which increase usability. To conclude, Microsoft office 365 is suitable for many companies to use as an office software application