Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtumisen vaikutukset toimintaprosesseihin - Case Yritys X

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää, kuinka toiminnanohjausjärjestelmän vaihtuminen vaikuttaa Yritys X:n osto- ja tilaus-toimitusprosessiin sekä päivittää järjestelmässä oleva asiakasrekisteri. Työn tavoitteena on laatia parannusehdotukset yrityksen prosesseihin. Yritys X on tilannut työn ja sitä käytetään toukokuussa 2013 tehtävän ulkoisen auditoinnin pohjana. Opinnäytetyön tutkimusongelmana on, miten Yritys X:n tilaus-toimitusprosessi uudistetaan toiminnanohjausjärjestelmän vaihtumisen yhteydessä. Työ on tutkimuksellinen kehittämistyö. Menetelmänä käytetään aktiivista osallistuvaa havainnointia. Tutkimusosuudessa havainnoidaan projektin ensimmäisessä vaiheessa mukana olevien yrityksen toimisto- ja logistiikkahenkilöstön toimintaa muutosprosessin aikana. Asiakasrekisterin päivitys on tehty yhteistyössä yrityksen myyntisihteereiden kanssa. Tietoperustana tässä työssä on käytetty aiheeseen liittyvää kirjallisuutta ja sähköisiä lähteitä. Yritys X haluaa pysytellä anonyymina, joten yrityksen sisäisiä asiakirjoja ei ole työssä käytetty. Yrityksen prosessit on kuvattu sellaisena kuin ne toimivat käytännössä. Tuloksena ovat ehdotukset prosessien parantamiseksi perustuen uuden toiminnanohjausjärjestelmän antamiin mahdollisuuksiin sekä projektin aikana henkilöstöltä esiin tulleisiin ehdotuksiin. Työn tuloksissa annettujen parannusehdotusten avulla saadaan yrityksen osto- ja tilaus-toimitusprosesseja siirrettyä entistä enemmän sähköiseen käsittelyyn ja vähennettyä paperisten dokumenttien määrää. Suosituksena on, että noin puolen vuoden päästä uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotosta yrityksen prosessit käydään vaiheittain läpi ja toimintatapojen muutokset dokumentoidaan laatukäsikirjaan.The purpose of this thesis is to clarify how the changing of the enterprise resource planning (ERP) system affects the purchasing and supply chain management of Company X and to update the customer register in the system. The objective of the work is to develop recommendations for improvement to the processes of the company. The thesis was commissioned by company X to use as material for an external audit in May 2013. The research problem of the thesis is how to reform the supply chain management of Company X is reformed in connection with the changing of the ERP system. The thesis is development relating to research. Active participant observation is used as the research method. In the study the office personnel and logistics personnel of the company participating in the first stage of the project were observed during the change process. The updating of the customer register was made in cooperation with the sales secretaries of the company. As a theoretical framework of this thesis literature and Internet sources related to the subject were used. The company would like to remain anonymous, so internal documents of the company have not been used in this thesis. The processes of the company have been described as they operate in practice. The outcome of the research consists of suggestions for improving the processes based on the possibilities given by the new ERP system and the proposals that have emerged from the personnel during the project. With the help of these proposals for improvement, which are presented in the results of the study, a greater proportion of the documents relating to the purchasing and supply chain management of the company are able to be processed digitally, thus reducing the number of paper documents. The recommendation is that after approximately half a year from the introduction of the new ERP system the processes of the company will be reviewed step-by-step and changes in procedures will be documented in the company’s quality manual