Sähköinen asiakirjahallinto ja tietomallinnus rakennusvalvonnassa

Tämä opinnäytetyö (YAMK) tehtiin Järvenpään rakennusvalvonnalle. Työtä ovat osaltaan ohjanneet ja hyödyntäneet Solibri Oy, Planix Oy, CGI Suomi Oy ja Kuntien Tiera Oy. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää rakennusvalvonnan mahdollisuuksia siirtyä sähköiseen lupa-asiointiin ja sähköiseen pysyväisarkistointiin. Lisäksi tavoitteena oli tutkia tietomallintamisen hyödyntämistä lupakäsittelyssä. Tavoitteet pohjautuvat Järvenpään rakennusvalvonnan pyrkimykseen rakentaa sähköinen polku hakuprosessin luonnosvaiheesta pysyvään arkistointiin. Toimivan polun rakentaminen edesauttaa tietomallipohjaisen suunnittelun hyödyntämistä lupakäsittelyssä. Suurikokoisten tiedostojen hallintaa ja käsittelyä varten tarvitaan toimiva sähköinen asiointi- ja arkistointialusta. Työssä on käsikirjatyyppisesti kuvattu sähköiselle arkistoinnille ja sen pohjana olevalle tiedonohjaussuunnitelmalle asetettuja vaatimuksia. Tiedonohjaussuunnitelmassa on mm. kuvattu lupaprosessin aikana syntyneiden asiakirjojen tallentamisessa vaaditut pakolliset metatiedot, julkisuusluokka, säilytysaika ja sijaintipaikka. Tietoa on hankittu lainsäädännöstä, kirjallisuudesta ja alan parhailta asiantuntijoilta. Tältä osin opinnäytetyö edistää muidenkin kuntien siirtymistä sähköiseen arkistointiin. Järvenpään rakennusvalvonta on aktiivisesti osallistunut meneillään olevaan sähköisen asiointihankkeen ja sitä edeltävän KRYSP-hankkeen määrittelytyöhön. Opinnäytetyössä on mm. otettu kantaa, kuinka eri osapuolet voivat oikeaoppisesti allekirjoittaa sähköisesti eri asiakirjoja. Suomen rakentamismääräyskokoelma sisältää huomattavan määrän säännöksiä, joiden tarkastamisessa voidaan hyödyntää tietomallipohjaista tarkastamista. Opinnäytetyössä on läpikäyty keskeisimmät lupavaiheessa tarkistettavat säädöstenmukaisuudet ja arvioitu niiden tarkastettavuutta Solibri Model Checker -ohjelmaa käyttäen.This thesis was written for the building supervision office of the City of Järvenpää under the supervision of professionals from the following companies: Solibri Oy, Planix Oy, CGI Suomi Oy and Kuntien Tiera Oy. The building supervision office of the City of Järvenpää is aiming to proceed to permanent electronic document management and permit application processes. This process requires development of stable user interface and data archiving platform for customers and offi-cials. The aim of this thesis was to examine the possibility to use electronic document management and information modeling in building supervision. Also the use of information modeling in permit application procedures was studied. This thesis is written in the form of a manual to describe requirements set to electronic document management and archiving. Documents generated during the permit application procedures are processed to the information management plan in which vital information e.g. mandatory metadata for document archiving, degree of publicity, retention time and location are described. The information used in this manual is a collection of legislation, literature and comments from the top professionals of the field. Thus the thesis can also help other municipalities to develop their own methods for permanent electronic document management and permit application processes. The building supervision office of the City of Järvenpää has been a part of SADe project and its preceding KRYSP-project. In this thesis the electronic signature also discussed. The information modeling based inspection can be applied to the inspection of national building code and its regulations and guidelines. Electronic inspection routine for the most important regulations and guidelines has been evaluated with Solibri Model Checker soft-ware