Ostolaskujen kierto ja kustannusten kohdistaminen : Case: Porin evankelisluterilainen seurakuntayhtymä

Opinnäytetyön aiheena oli tutkia ostolaskujen kiertoa ja kustannusten kohdistamista eri organisaatioissa. Opinnäytetyössä tutkittiin viiden satakuntalaisen organisaation käytäntöjä ostolaskujen kiertoon ja kustannusten kohdistamiseen liittyen. Lisäksi opinnäytetyö pyrki löytämään ratkaisun muistiotositteiden taulukkolaskentaohjelmapohjaisten tiliöintitietojen viemiseksi järjestelmään ilman manuaalista syöttöä. Teoriaosa esittelee ostolaskujen tyypillisen ostolaskun kiertoprosessin laskun saapumisesta sen arkistointiin. Ostolaskuihin liittyen käsitellään myös sähköistä järjestelmää ja eri laskumuotoja. Lisäksi teoriaosassa kerrotaan erilaisista kustannuslasken-tamenetelmistä. Tutkimus toteutettiin haastattelemalla satakuntalaisia organisaatioita ostolaskujen kiertoon ja kustannusten kohdistukseen liittyen. Pääpaino haastatteluissa oli konsernityyppisissä organisaatioissa, koska myös case –yhtymä oli konserni. Tiliöintitietojen siirron automatisointiin liittyvä tutkimus toteutettiin ohjelmistotarjoajan edustajan avustuksella sekä hyödyntämällä seurakuntayhtymän muistiotositteisiin liittyviä historiatietoja. Opinnäytetyön tuloksena syntyi ehdotus uudesta muistiotositteiden automatisoidusta tiedonsiirtoliittymän käyttöönotosta. Lisäksi tutkimuksen tuloksena syntyi myös muita kehitysehdotuksia liittyen seurakuntayhtymän ostolaskujen kiertoon ja kustannusten kohdistamiseen. Sähköinen taloushallinto yleistyy nopeasti. Sähköisessä muodossa vastaanotettavat laskut ovat arkipäivää ja ovat joissakin organisaatioissa jo lähes syrjäyttäneet paperilaskun. Sisäisten prosessien kehittäminen organisaatioissa on jatkuva prosessi, jolla luodaan parhaat edellytykset toimivalle taloushallinnolle myös tulevaisuudessa.The purpose of this thesis was to examine the purchase invoice processing and cost allocation in different organizations. Five organizations in Satakunta were examined of their customs in invoice processing and cost allocation. In addition, the thesis strived to found a solution for automatic transfer of spreadsheet application –based memorandum voucher –information to the accounting system. The theoretical part of the thesis presents the typical purchase invoice processing cycle in organization from receiving the invoice to archiving it. Different forms of in-voices are also presented as well as the pros and cons of system-automatization. The second half of the theoretical part deals with the most commonly used cost accounting –systems in modern organizations. This thesis was executed by interviewing different organizations in Satakunta about their policies in invoice processing and cost accounting. The focus of the organizations studied was set to concerns, because the case-organization is a concern. Finding a solution for transferring the posting-information of the memorandum vouchers was done by interviewing a representative of the software company. History statistics of memorandum vouchers of the federation of parishes was used to support this study. The thesis resulted a proposal for new system of automatically transferring the posting-information of the memorandum vouchers. Also, other points of development were found, regarding invoice processing and cost allocation. Accounting-systems are becoming more and more automatic in every given area. Electronic invoices are common today and have nearly displaced the traditional paper invoices in some organizations. The development of inner processes is an ongoing process that holds an important position for creating the best conditions for efficient financial and management accounting