Kohti sähköistä taloushallintoa : Case: Capricode-konserni

TIIVISTELMÄ Opinnäytetyön toimeksiantaja oli Capricode-konserni, joka tarjoaa yrityksille ja organisaatioille telekommunikaatioalan ohjelmistoja ja ratkaisuja. Lähtökohtana opinnäytetyölle oli kohdeyrityksen asiakaslähtöinen tarve kehittää taloushallinnon prosesseja. Opinnäytetyön tarkoituksena oli kuvata kohdeyrityksen taloushallinnon prosessien nykytila ja kehittää prosesseja kohti sähköistä taloushallintoa. Opinnäytetyön tehtävänä oli toteuttaa kehittämisprojekti, jonka aikana etsittiin ratkaisu kohdeyrityksen koko taloushallinnon sähköistämiselle, vaikka käytännön projektissa sähköistettiin vain ostolasku-, myyntilasku- ja pääkirjanpitoprosessit. Kehittämisprojektin tavoitteena oli kohdeyrityksen uudelleensuunnitellut taloushallinnon ostolasku-, myyntilasku- ja pääkirjanpitoprosessit sekä niiden kuvaukset. Teoreettinen viitekehys muodostui sähköisestä taloushallinnosta sekä prosesseista ja niiden suorituskyvyn parantamisesta. Työskentelymenetelmänä opinnäytetyössä oli projektityöskentely. Kehittämisprojekti toteutettiin soveltamalla PROPER-mallia, joka on prosessien parantamiskonsepti. Kehittämisprojektissa kuvattiin prosessien nykytila sekä analysoitiin prosessien toimintaa. Projektissa valittiin Capricoden käyttöön ASP-palvelu, joka on selainpohjainen sähköinen liiketoimintajärjestelmä. Kehittämisprojekti osoitti, että käyttöönottamalla teknologiaa, joka mahdollistaa sähköisen taloushallinnon, pystytään kehittämään taloushallinnon prosesseja tehokkaiksi, nopeiksi, virheettömiksi ja laadukkaiksi. Kehittämisprojektin avulla prosessien toiminta tehostui lähtötilanteesta. Prosessit tarvitsevat kuitenkin koko ajan pienin askelin tapahtuvaa jatkuvaa uudistamista. Käyttöönotetulla palvelulla tullaan sähköistämään myös taloushallinnon ympärillä toimivat prosessit, näinollen kehitysprojektista hyötyy taloushallinnon henkilöstön lisäksi koko konsernin henkilöstö. Seuraavana kehittämisprojektina Capricoden taloushallinnossa on laatia suorituskyky-mittaristo, mittaamaan taloushallinnon toiminnan laatua.ABSTRACT The principal of thesis was Capricode Group, which offers to companies and organizations the telecommunication field’s software and solutions. The starting point to the thesis was Capricode’s customer-oriented need to develop the process of the financial management. The purpose of thesis was to describe the present state of the target company’s financial management processes and develop processes towards the electric financial management. The task of the thesis was to carry out the development project, which finds solutions for the electrifying whole Capricode’s financial management, even though in a practical project the purchase invoice, account sales and accounting processes were only electrified. The goal of the development project was a redesigned financial management’s purchase invoice, account sales and accounting processes and made descriptions of new processes. The theoretical background was based on theories about electric financial management, processes and improvement of process performance. The working method of thesis was project work. The development project was carried out by adapting the PROPER model which is the outline for to improve processes. In the development project was described the present state of processes and the operation of processes was analyzed. In the project was chosen into use to Capricode the ASP service which is a browser based electric business system. The development project showed that it is possible to take into use the technology which makes electric financial management possible to develop the processes of the financial management efficient, quick, faultless and high quality. With the help of the development project the operation of processes intensified from the start situation. However, the processes need continuous improvement with small steps all the time. With the service that has been taken into use the functioning processes will be electrified also around the financial management, thus the staff of the whole Group benefits from the development project in addition to the staff of the financial management. Next development project of Capricode’s financial management is build performance measurement system to measure the quality of the financial management’s operation