Handbok för interna processer inom import på företaget Ecu Nordic

Syftet med detta examensarbete är att uppgöra en omfattande handbok för importverksamheten hos sjöfartsföretaget Ecu Nordic. Företaget är ett sjöfartsföretag eller speditionsföretag som huvudsakligen arbetar med transport av styckegods till sjöss. Handböcker och manualer utgör grunden för en välstrukturerad verksamhet inom ett företag och stöder arbetstagarna att effektivera arbetet. Handboken skall göra det lättare för företaget att i framtiden utbilda både gamla och nya arbetstagare inom importen samt ge en helhetsbild av de interna processerna för att kunna göra förbättringar och effektivera verksamheten. Teoridelen är delad i två avsnitt. Den första delen ger läsaren en kort presentation av sjöfartsbranschen samt importen till Finland. Den andra delen omfattar teori om att skriva handböcker och manualer. Den empiriska delen redogör för planerandet och utförandet av arbetet med manualen, samt presenterar ett kapitel ur handboken. Evalueringen av handboken är baserad på intervjuer med kollegor samt egna åsikter. För att en handbok skall fungera på ett önskevärt sätt måste den vara tillräckligt lättläst men samtidigt tillräckligt informativ för att läsaren skall ha nytta av innehållet och förstå helheten av processerna. Handboken får inte vara för invecklad eftersom det ofta resulterar i att läsaren inte orkar koncentrera sig. Handboken är huvudsakligen baserad på egna observationer gällande hela arbetsprocessen. Litteraturen i teoridel två stöder själva uppgörandet av handboken för att göra den tillräckligt attraktiv för läsaren. Handboken går enligt steg för steg metoden igenom företagets interna importprogram och förklarar processerna med hjälp av bilder och bildtexter. Responsen gällande handboken har varit positiv och den anses kunna främja inlärningen samt stöda verksamheten inom importen på företaget Ecu Nordic.The purpose of this thesis is to create a complete manual for the import procedures within the company Ecu Nordic. The company is a freight forwarding company which is mainly engaged in the carriage of general cargo by sea. Manuals usually function as a base for well organized activities within a company and support the personnel during their work. The manual is intended to support the training of new staff and help the company make improvements within the import activities. The theory chapter is devided into two parts. The first part gives the reader a general introduction to the shipping industry and imports to Finland. The second part contains theory about writing manuals. The empiric part of the study contains an account of the preparations and performance of the drafting work and a short presentation of one chapter in the manual. The evaluation of the manual is based on interviews with colleagues and personal opinions. To make a manual effective it has to be simple but should contain enough information for the reader to understand the whole process. If the manual is to complex, it will result in the reader loosing concentration. The manual is mainly based on own reflections as an employee and theory from part two. The manual is built step by step based on the import programme of the company and contains pictures and explanations. The general response regarding the import manual has been positive and the manual is believed to be an asset for the company Ecu Nordic