Automatisering av leverantörsreskontra – en analys av dess effekter

Implementering av en automatiseringsprocess kan ha en väldigt stor påverkan på ett företag. I detta arbete har jag undersökt hurdana effekter implementering av automatiserad leverantörsreskontra kan ha. Syftet med denna undersökning är att ta reda på hur leverantörsreskontrahantering sker, vad som påverkar automatisering och hurdana effekter automatiseringen medför. Jag har i detta arbete valt att fokusera på leverantörsreskontras hantering, automatisering av elektronisk ekonomiadministration generellt samt olika följder av leverantörsreskontras automatisering. Efter att ha samlat information om automatiseringsprocessen i teorin sammanställde jag några av dess möjliga effekter i en modell med fyra olika perspektiv, härledd ur ”Balanserat Styrkort”-metoden. Utöver teoridelen har jag samlat egen data genom att intervjua experter som arbetat med leverantörsreskontran samt experter som sett automatiseringsprocessens genomgång. Jag har också intervjuat experter som sett och analyserat effekter samt konsekvenser av leverantörsreskontras automatisering. Intervjuernas resultat har kombinerats med de valda perspektiven ur teorin. Studien visade att för vissa effekter var svaren i kongruens mellan deltagarna. De flesta tyckte att automatisering leder till ökad effektivitet, ekonomiska besparingar samt diversifiering av arbetsuppgifter vilket gör dem intressantare. För vissa frågor skiljde sig ändå åsikterna både inom svarargrupperna samt mellan dem. En tes som alla grupper höll med om överlag var att automatisering inte får genomföras endast för automatiserings skull. Beroende på egenskaper och behov kan automatisering, enligt svararna, vara lönsamt eller i värsta fall ett väldigt dåligt val. Eftersom effekterna av automatiserad leverantörsreskontra inte är enhetliga beroende på respondenter och deras arbetsgivarföretag, är det varken till nytta eller möjligt att dra slutsatser om automatiseringens absoluta överlägsenhet eller dess totala olönsamhet. Det är upp till företaget att avgöra vilka av de positiva och negativa effekterna som är mest betydelsefullaImplementing an automation process can have a great impact on a company. For this paper I investigated what effects the implementation of an automated accounts receivable can cause. The aim of this study is to outline how accounts receivable management takes place, what affects automation as well as what effects automation entails. In this thesis work I have chosen to focus on the managing of accounts payable, the automation of electronic financial administration in general and the different consequences of accounts payable automation. After gathering information about the automation process in theory, I compiled some of its effects into a model with four different perspectives, derived from the "Balanced Scorecard" method. In addition to the theory, I have collected my own data by interviewing experts who have worked with accounts payable and experts who have seen the automation process’ progress. I have also interviewed experts who have seen and analyzed the effects and consequences of accounts payable automation. The results of the interviews have been combined with the chosen perspectives from the theory. The study showed that for some effects the responses were in congruence between the participants. Most respondents thought that automation leads to increased efficiency, financial savings, and diversification of work tasks that makes them more interesting. For some questions however, opinions differed both within the respondent groups as well as between them. One opinion that all groups generally agreed on was that automation must not be carried out solely for the sake of automation. Depending on characteristics and needs can automation, according to the respondents, be profitable or in the worst case an awful choice. As the effects of automated accounts payable are not uniform depending on the respondents and their employer companies, it is neither useful nor possible to draw conclusions about the absolute superiority of automation or its total unprofitability. It is up to the company to decide which of the positive and negative effects are most significant