Accounting software options for retail enterprises

Bakalaureusetöö eesmärk on välja selgitada majandustarkvarade valikuvõimalused jaekaubandusettevõtetele, mis aitaksid parandada ettevõtte tööd. Tuues näitena äriühingu, võib öelda, et ettevõtte peamiseks sihtmärgiks on teenida kasumit, pakkudes teatud toodet või teenust. Ettevõtte peamisteks huvideks on hoida tulud ja kulud kontrolli all, millest tulenevalt tekib ootus ka majandustarkvara järele. Töös on kasutatud erialakirjandust ja teaduslikke artikleid, mis võimaldavad luua raamistiku, kuidas jaekaubandusettevõtte majandustarkvara vajadusi analüüsida. Seejärel tutvus autor eelnevalt koostatud kolme magistritööga, mille põhjal valis kümme enim esile toodud majandustarkvara, mis sobisid jaekaubandusettevõtetele. Majandustarkvarade pakkujatele koostas autor hinnapakkumise päringu, et selgitada majandustarkvarade valikuvõimalused jaekaubandusettevõtetele. Bakalaureusetöö koosneb kahest peatükist, millest esimene peatükk annab ülevaate majandustarkvara olemusest, valikut mõjutavatest teguritest ja majandustarkvara funktsionaalsusest ning selgitab, millistest osadest ehk moodulitest tarkvara koosneb. Lisaks on antud ülevaade ettevõtete jagunemisest ja majandustarkvarade pakkujatest. Uurimustöö teises osas on koostatud majandustarkvarade analüüs töös kasutatud hinnapakkumise päringule vastanud ettevõtete põhjal. Majandustarkvarad on jaotatud kahte gruppi: kus esimesse gruppi kuuluvad terviklikud programmid ja teise gruppi majandusinfosüsteemid. Käesolevas bakalaureusetöös on välja toodud valikukriteeriumid majandustarkvarade võrdlemiseks. Analüüsist selgus, et majandustarkvarad ei erine oluliselt teineteisest valikukriteeriumite alusel. Tarkvarasid saab jaotada ettevõtte spetsiifika järgi. Spetsiifika seisneb selles, et osa ettevõtteid vajab oma töös e-arvete funktsiooni, teised laoarvestuses mitme lao lisamise võimalust jne. Jaekaubanduse puhul on ettevõtetel sisuliselt samad tarkvaralised vajadused, nagu näiteks finantsarvestuse-, laoarvestuse- ja kassasüsteemi olemasolu. Ettevõtte tarkvara üldvajadustele järgnevad erivajadused, nagu näiteks finantsarvestuse mooduli jagunemine spetsiifilisemaks. Spetsiifilisemaks osadeks on näiteks maksudeklaratsioonide koostamine ja eksport, arvete saatmisvõimalus meiliga, e-arvete valmidus jne. Tarkvara valikut tehes tuleb määrata ettevõtte spetsiifikast tulenevad vajadused. Alustuseks tuleb fikseerida valikukriteeriumid ja seejärel kohandada kriteeriumid vastavalt tarkvarale.The purpose of the present BA is to determine the opportunities of accounting software for retail enterprises to help them improve the work of enterprises. Enterprises are interested in keeping the finances under control, thereby the need for accounting software. Professional literature and academic publications used for this BA enable to create a framework how to analyse the need of accounting software for retail enterprises. Three MA publications were analysed in order to bring out ten most suitable accounting software suitable for retail enterprises. A request for price (RFQ) was made to the providers of these accounting software enterprises to establish the possibilities for the retail enterprises regarding these software. Bachelor`s thesis consists of two chapters, where the first chapter gives an overview of the nature of the accounting software in general, the factors which affect the selection and of the functionality of accounting software. It also explains of what parts or modules the accounting software consists of. In addition, the thesis gives an overview on how enterprises are divided and about the main accounting software providers. The second part of the thesis consists of the accounting software analysis, based on the answers to the RFQ. Accounting software is divided into two groups: complete/full programs and accounting information systems. This thesis gives tools to compare and choose between accounting software. Analysis showed that accounting software does not differ substantially from each other based on the selection of criterion. It`s possible to divide accounting software according to the specifics of the enterprises: some enterprises need e-invoice functionalities, others the possibility to add multiple warehouses in stock and inventory accounting etc. Retail trade enterprises have similar accounting options, such as financial accounting, stock accounting and payment systems. The general software needs of enterprises are followed by specific needs, such as specific financial accounting modules. Specific parts for example are: making and exporting the payment declaration, sending invoices by email, e-invoice readiness etc. When choosing a software, one has to determine the needs based on the specifics of the company: firstly one has to establish criteria for choosing the software and secondly adapt the criteria according to the software