Tiedon jakaminen yksikkörajat ylittävässä yhteistyössä

Today's is an era of knowledge intensive work. A company's main source of competitive advantage and success is often in effective knowledge management and creation. The key lies in socializing the expertise of individuals to group or organization level, which at best results in more efficient processes through e.g. knowledge retention, removing duplicate work, reducing lead times, increasing quality and enabling innovations. Such organizational learning begins with knowledge sharing between individuals thus the starting point for effective knowledge management in organizations is in understanding the components affecting knowledge sharing. This master's thesis studies the factors influencing knowledge sharing in organizational contexts. The thesis constitutes of a focused literature review and an empirical study from a large, globally distributed enterprise in the consumer electronics industry. The goal of the study was to solve a real life managerial problem of identifying knowledge sharing issues in the context of a collaborative business process involving two separate units within the studied organization. The thesis compares empirical findings to the theoretical perspective of academics to find possible points of improvement. The thesis builds atop a theoretical framework by Minu Ipe (2003), who categorized factors affecting knowledge sharing in four themes: nature of knowledge, opportunities to share knowledge, motivation to share, and the culture of work environment. The empirical study used methods of qualitative research, and data gathering was conducted through six theme interviews and a focus group interview. Interviewees' knowledge sharing experiences were codified and analysed against the four themes from Ipe's framework and reported in a structural yet descriptive fashion. In this study, evidence of both positively and negatively influencing factors was found in all of Ipe's categories. The most dominant factor influencing knowledge sharing in the studied process was the globally dispersed organization. Lack of opportunities for informal encounters was compensated with a wide portfolio of tools, which enables knowledge sharing across spatial and temporal distances, but also causes diffusion of explicit knowledge. Thus finding useful knowledge is difficult. Informal social networks are highly valued and preferred as channels for knowledge sharing.Elämme tietotyön aikakautta. Yritysten strateginen kilpailukyky nojaa enenevissä määrin sisäisen tiedonkulun ja tiedon luonnin tehokkaaseen hallintaan. Tietojohtamisen avain on yksittäisten työntekijöiden tietotaidon ja asiantuntemuksen sosialisoinnissa ylemmille tasoille ja siten muidenkin työntekijöiden käytettäväksi. Parhaimmillaan tällä tavoin voidaan saavuttaa tehokkaampia liiketoimintaprosesseja mm. edistämällä tiedon varastoitumista, vähentämällä turhaa työtä, lyhentämällä läpimenoaikoja, lisäämällä tulosten laatua ja mahdollistamalla innovaatioiden syntyminen. Tämän kaltainen organisatorinen oppiminen alkaa tiedon jakamisesta yksilöiden välillä - siten tehokkaan tietojohtamisen lähtökohta on tiedonjakoon vaikuttavien tekijöiden ymmärtämisessä. Tämä diplomityö tutkii tekijöitä, jotka vaikuttavat tiedonkulkuun yrityksessä. Diplomityö koostuu kirjallisuuskatsauksesta sekä empiirisestä tutkimuksesta, jonka kohteena on suuri suomalainen, globaalisti hajautunut kuluttajaelektroniikkaa valmistava yritys. Tutkimuksen tavoitteena on tunnistaa tiedonkulkuun vaikuttavat tekijät yrityksen kahden yksikön välisessä yhteistyössä. Diplomityössä verrataan empiirisen tutkimuksen tuloksia kirjallisuuskatsauksen muodostamaan teoreettiseen viitekehykseen mahdollisten kehityskohteiden löytymiseksi. Diplomityön teoreettinen osuus nojaa vahvasti Minu Ipen (2003) viitekehykseen, jossa yrityksen tiedonkulkuun vaikuttavat tekijät kategorisoitiin neljän teeman alle: tiedon luonne, mahdollisuudet tiedon jakamiseen, jakamisen motivaatio sekä työympäristön kulttuuri. Työn empiirinen osa on luonteeltaan laadullinen tutkimus. Tiedonkeruu toteutettiin kuutena teemahaastatteluna sekä ryhmähaastatteluna. Työntekijöiden kokemukset värikoodattiin sekä analysoitiin työn teoreettista viitekehystä vasten ja raportoitiin viitekehyksen neljän teeman mukaan jäsenneltynä. Tutkimuksessa löydettiin kustakin viitekehyksen kategoriasta sekä tiedonjakoa edistäviä että sitä heikentäviä tekijöitä. Määräävimmäksi tekijäksi osoittautui tutkittujen yksiköiden eri maihin hajautunut rakenne yhdistettynä prosessissa. Rakenteesta johtuvia rajallisia mahdollisuuksia työntekijöiden kohtaamiseen on kompensoitu laajalla valikoimalla tiedonjaon ja -varastoinnin työkaluja, jotka mahdollistavat tiedonjaon ajasta ja paikasta riippumatta, mutta samalla aiheuttavat eksplisiittisen tiedon hajautumista eri tietojärjestelmiin. Hyödyllisen tiedon löytäminen on siksi vaikeaa ja työntekijät suosivat sosiaalisia verkostojaan tiedonjaossa