Knowledge transfer between onsite and offshore offices in a system development project

Information system development has, over the last decades, become a highly global business. Working across geographical and cultural boundaries requires careful management. The objective of this thesis was to identify central factors involved in knowledge sharing between onsite and offshore offices of a system development project, and to assess how different tools are used in transferring knowledge. In the literature review effective knowledge transfer was identified to crystallize in three factors: people, knowledge, and method. People have to be willing and able to share their knowledge, the type of knowledge affects how well the knowledge can be codified and transferred, and the choice of method is dependent upon the knowledge being transferred and the people involved in the process. A case study of a system development project with employees in two different continents was conducted to analyse the project's knowledge transfer practices through a survey, interviews, document analysis, and participatory observation. Case study results suggest that all three main factors (people, knowledge, and method) need to be remembered when transferring knowledge in a multi-cultural system development project. Difference in style of communication can lead to misunderstandings and incomplete transfer. Instant messaging was found to be used for transferring contextual and technical knowledge. On the other hand, managerial knowledge was most frequently transferred via email. By having a clear process of knowledge transfer, clear channels and methods for resolving ambiguity, and promoting clear communication through agreed terminology, a project can try to improve the level of success in its knowledge transfer practices.Tietojärjestelmäkehityksestä on viime vuosikymmenien aikana muodostunut erittäin globaalia liiketoimintaa. Työskentely maantieteellisten ja kulttuurillisten rajojen yli edellyttää huolellista johtamista. Tämän diplomityön tavoitteena oli tunnistaa keskeiset tekijät tiedonsiirrossa tietojärjestelmäkehitysprojektin kansainvälisten toimistojen välillä sekä tutkia kuinka eri työkaluja käytetään tiedonsiirrossa. Kirjallisuusosiossa onnistuneen tiedonsiirron todettiin kulminoituvan kolmeen päätekijään: ihmisiin, tietoon ja menetelmiin. Ihmisten täytyy olla halukkaita ja kykeneviä jakamaan tietoa, tiedon tyyppi vaikuttaa sen ilmaistavuuteen ja siirrettävyyteen ja tiedonsiirtomenetelmä on riippuvainen siirrettävästä tiedosta ja sen siirtäjistä. Diplomityössä tehtiin monikansallisesta tietojärjestelmäkehitysprojektista tapaustutkimus, joka suoritettiin käyttämällä kyselyä, haastatteluja, dokumenttianalyysia sekä osallistuvaa havainnointia. Tapaustutkimuksen tulokset osoittavat, että kolme päätekijää (ihmiset, tieto ja menetelmät) tulee huomioida siirrettäessä tietoa monikulttuurisessa tietojärjestelmäkehitysprojektissa. Erilaiset kommunikaatiotavat voivat johtaa väärinymmärryksiin ja epäonnistuneeseen tiedonsiirtoon. Kontekstuaalisen ja teknisen tiedon siirtäminen tunnistettiin tehtävän pikaviestinten avulla. Hallinnollinen tieto puolestaan siirrettiin useimmiten sähköpostin välityksellä. Projektin tiedonsiirron onnistumista voidaan pyrkiä edesauttamaan muodostamalla selviä tiedonsiirtoprosesseja, käyttämällä selviä kanavia ja menetelmiä epäselvyyksien ratkaisemiseen sekä kannustamalla selvään kommunikaatioon yhteisesti sovittuja termejä käyttäen