Forecasting Systems in Sales and Materials Management

This thesis investigates how forecasting applications can be utilized in corporate planning and steering functions. In application development part a forecasting system (trial application) was developed to function as part of the system architecture of the target company. Trial application included sales forecasting, analysis tools, reports, incentive and feedback functionalities as well as campaign planning module. It is typical for the company's (Esselte Office Products) business that predictability of demand is low for both items produced and imported. At the same time amount of stock keeping units to be forecasted is high. Purpose of the thesis work is to simplify and concretise demand, production and procurement planning as well as materials management and it also investigates how different methods apply for spesific company"s business. Based on later work experience with planning systems and related literature, thesis also covers how systems and corporate steering environment has changed since 1995. The application development work was done during 10 months back in 1995-1996. Additional written part was completed 5/2010. The basic principles of the trial application materialized well. Combining different forecasting methods for different situations was implemented to be easily adjustable, also leafing through data in visual format and in prioritized order was enabled from the beginning, knowing the large amount of products to be forecasted. Maintenance of new application environment and processes showed to be demanding and requiring dedicated resourcing. In addition, corporate group felt that there should be only one integrated system for the whole company, such system being I2 products instead of custom made local systems. Forecasting application showed to be well supporting learning as it was obviously both saving time but also helping to continuously learn about forecast errors through visibility and clear responsibilities. Delphi- application development system was used to develop the system. Selection process and requirements analysis took first month of the project. Work included then design for data model and interfaces as well as actual coding. Approximately 8000 lines of code was produced The development of the basic ideas behind forecasting models has been slow. Instead, there has been more vivid development paths in tayloring dedicated planning and manufacturing processes, collaboration models as well as applying key performance indicators in different lines of business.Tässä diplomityössä tutkitaan miten ennustejärjestelmää voidaan hyödyntää yrityksen suunnittelu- ja ohjaustoiminnassa. Työosuudessa toteutettiin yrityksen tietojärjestelmän osaksi ennustejärjestelmä (kokeilujärjestelmä). Järjestelmä sisälsi myynnin ennusteiden tekemisen ja analysoinnin työkalujen lisäksi kannuste- ja palautejärjestelmän sekä kampanjan suunnittelumoduulin. Kohdeyrityksen (Esselte Office Products) liiketoiminnalle on luonteenomaista sekä valmistettavien että maahantuotavien tuotteiden runsaslukuisuus ja vaikea ennustettavuus. Työn tarkoitus on yksinkertaistaa ja konkretisoida materiaalinhallinnan, tuotannon, ostojen ja myynnin suunnittelua sekä tutkia ennustejärjestelmän ja eri menetelmien soveltuvuutta yrityksen liiketoimintaan. Perustuen myöhempään työkokemukseen suunnittelujärjestelmien kanssa sekä aiheeseen liittyvän kirjallisuuteen työssä pohditaan lisäksi miten järjestelmät ja ohjausympäristö ovat muuttuneet vuoden 1995 jälkeen. Itse työosuus toteutettiin kymmenen kuukauden aikana 9/1995- 6/1996 ja kirjoitusosuus 5/2010. Kokeilujärjestelmän perusperiaatteet toteutuivat hyvin. Ennustemenetelmien yhdistely erilaisia tapauksia varten toteutettiin helposti muunneltavaksi, samoin visuaalinen selaus ja selauksenpriorisointitarve huomioitiin jo alun perin tuotteiden suuren lukumäärän vuoksi. Ohjelman ja prosessien ylläpidettävyys osoittautui kuitenkin vaativaksi sopivan tietotaidon omaavan vakituisen resurssin puuttuessa. Lisäksi koettiin, että koko konserni tarvitsisi jatkossa yhtenäisen järjestelmän, jollaisena nähtiin tuolloin I2:n silloiset tuotteet. Parhaiten järjestelmä tuki asiantuntijahenkilön oppimista, sillä ohjelma mahdollistaa sekä ajan säästön että ennusteiden ja niissä tehtyjen virheiden jatkuvan seuraamisen. Ohjelmakoodia tuotettiin Delphi-sovelluskehittimellä ja käsin koodaamalla kymmenen kuukauden kehitystyön aikana n. 8000 riviä. Vaatimusmäärittelyyn ja valintaprosessiin käytettiin ensimmäinen kuukausi. Työhön sisältyi myös datamallien rakentaminen, järjestelmien rajapintojen määrittely ja ohjelmointi. Ennustemallien perusajatusten muuttuminen on vuosien mittaan ollut hidasta. Sen sijaan yrityskohtaisesti räätälöityjen suunnitteluprosessien, kollaboraatiomallien ja avainmittarien sovittamisessa liiketoiminta- ja tuotantomallien ohjaukseen on ollut runsaasti uusia kehityskulkuja havaittavissa