Secretariado e estratégia organizacional – assessoria, gestão de eventos e planeamento estratégico

Desempenhar, atualmente, funções na área do secretariado e assessoria, seja em organizações privadas, seja em organizações públicas, constitui um desafio complexo, dada a celeridade das mudanças societárias e das inerentes formas e/ou exigências do mercado de trabalho. Perante estas vicissitudes constantes, este manual pretende ser uma síntese das informações recolhidas e trabalhadas ao longo dos últimos quinze anos, enquanto docente no ensino superior, apresentando uma abordagem prática às principais questões relacionadas com o secretariado, a assessoria, a gestão de eventos, a gestão do tempo e o apoio ao planeamento estratégico organizacional, abrangendo diversas problemáticas que poderão surgir no ambiente profissional e procurando contribuir para o bom desempenho profissional dos secretários e assessores. Assim, e de acordo com este propósito, propomo-nos com este manual apresentar uma edição atualizada e alargada das temáticas já publicadas em 2014, designadamente: identificar os conhecimentos teóricos básicos sobre a função de secretariado e assessoria e a sua importância na realidade organizacional contemporânea; evidenciar os novos instrumentos e ferramentas à disposição do secretariado, nos mais diversos contextos organizacionais; fomentar a assimilação prévia de conceitos teóricos básicos, para a elaboração e resolução posterior de simulações/casos práticos, preparando os profissionais paras as exigências com que cada um se depara no seu quotidiano profissional; dotar os profissionais, através de simulações de situações reais e de conhecimentos teóricos, de capacidades pessoais e profissionais, teóricas e práticas, que permitam uma maior facilidade de adaptação aos diferentes métodos organizacionais e aos novos instrumentos de trabalho; preparar os recursos humanos para o desenvolvimento profissional em diferentes ambientes (público, privado, comercial, associativo, diplomático, militar, religioso, etc.); contribuir para a eficiência na gestão de eventos, desde a sua conceção até à sua avaliação final; contribuir para o desenvolvimento da capacidade de fluência escrita e oral. Em termos práticos, pretendemos abordar e desenvolver temáticas que permitam ao profissional o melhor desempenho nas seguintes áreas/situações: desenvolver uma postura pró-ativa e atitude assertiva perante qualquer situação profissional; ser capaz de desenvolver o seu trabalho, de acordo com os princípios da eficiência e contribuir para que a organização alcance os seus objetivos; ser capaz de desenvolver propostas de planeamento estratégico de crescimento pessoal e organizacional; identificar e saber gerir os diferentes tipos de comunicação organizacional; ser capaz de desenvolver e gerir qualquer tipo de evento; conhecer e dominar as principais técnicas e fases da negociação empresarial; resolver de forma assertiva situações de reclamação; elaborar qualquer tipo de correspondência/documentação comercial/organizacional e protocolar; saber gerir eficientemente o tempo e tarefas a desempenhar, aplicando as melhores técnicas para a organização do escritório e sabendo como atuar face a imprevistos; desenvolver a capacidade de liderança e de trabalho em equipa; respeitar e aplicar as regras de Protocolo nas mais variadas situações profissionais; consciencializar para os problemas relacionados com a ética, a discriminação e a necessidade de profissionalismo. Esperamos que este manual seja uma ferramenta útil no trabalho diário de todos os profissionais que buscam a eficiência.